Kako smo uspeli da optimizujemo proces izveštavanja i uštedimo vreme i novac?

Izveštaji su tu da nam pomognu da shvatimo šta smo sve do sada postigli i kako ispravno da prilagodimo svoje strategije da bismo dosegli svoje ciljeve u bliskoj budućnosti.

Izveštavanje je komplikovan proces, koji se često vrti oko dva ključna cilja:

• Pružanje uvida u to gde klijent ulaže svoje resurse;
• Jasno predstavljanje klijentu šta dobija za uložen novac i kako i u kojim domenima nove investicije poboljšavaju njegov biznis.

U ovoj igri, glavni fokus je na transparentnosti i pružanju povoda za određene marketinške aktivnosti.

Stavite se u ulogu svog klijenta:

Da li biste vi želeli da vam neko zatrpava inbox komplikovanim Excel tabelama i PowerPoint prezentacijama koje od vas zahtevaju da potrošite dosta vremena kako biste došli do informacija koje su vam potrebne?

Da li bi vam takvi dokumenti značili išta?

Naravno da ne.

Iako većina klijenata provodi samo nekoliko minuta gledajući i analizirajući svoje izveštaje, oni zahtevaju detaljne povratne informacije od frilensera i marketinških agencija koje su zadužene za njihov biznis. Ako vas već plaćaju, klijenti žele da znaju šta tačno vi to radite.

Ukoliko im nešto nije jasno, mnogi klijenti će se odmah uhvatiti za telefon i zahtevati sastanak na kojem ćete morati dodatno da objašnjavate svaki segment unutar izveštaja koji im nije kristalno jasan.

Na primer, vezano za AdWords:

• Zašto šaljemo korisnike na različite landing stranice, a ne na homepage?
• Zašto ne koristite ključne reči koje sam vam dao kad sam ubeđen da to ljudi traže
• Zašto mi se organski saobraćaj ne povećava?

Ovakvim pitanjima bukvalno nema kraja, ukoliko zaista ne date svoj maksimum kako biste klijentima pružili nešto unutar izveštaja što će im držati pažnju. Stoga, kreiranje izveštaja za klijente nikako ne bi trebalo raditi iz formalnosti.

Naravno, sklapanje preciznih i detaljnih izveštaja crpi vaše vreme i resurse.

U ovom kontekstu, izveštaji važe za alat koji upravlja inteligentnim marketinškim strategijama, analizira ključne segmente i utiče na buduće marketinške aktivnosti. Kao takav, ovaj proces zahteva puno pažnje i posvećenosti. Međutim, iako je kreiranje kvalitetnih marketinških izveštaja itekako bitno po vaš biznis, ova aktivnost je mnogima neisplativa.

Ako vodite agenciju veličine Four Dots-a koja mesečno radi sa više od 200 klijenata i uzmete u obzir da prosečan klijent mesečno potroši vašim najboljim radnicima oko 5 sati samo na izveštavanje – odmah ćete videti da vas ova specifična aktivnost košta mnogo novca. Pored toga, ona odvlači vaše radnike od posla koji najbolje rade i drži ih vezane za stvari koje ne bi trebale da traže toliko od njih.

Nešto se moralo preduzeti. Nama lično je izveštavanje postalo ozbiljan problem, te smo odlučili da uzmemo stvar u svoje ruke i napravimo alat koji će nam pomoći da optimizujemo ovaj proces.

Iz te ideje rođen je Reportz (uz dosta porođajnih muka).

Opcija br. 1: Automatizovano izveštavanje 🤖

Pre nego što smo uopšte počeli da razmišljamo o pravljenju Reportz-a, testirali smo sve moguće alate za kreiranje izveštaja. Hteli smo prvo da pronađemo već postojeće rešenje za naše muke, pre nego što kreneno da se rvemo sa svim problemima koji idu uz kreiranje novog softvera.

Priča je tekla ovako:

Kada je reč o izveštajima, primarni cilj koji smo postavili bio je da maksimalno olakšamo proces izveštavanja, tj. uklonimo usporavajući manualni rad ili ono što zovemo “rad peške”.

Iako su se Excel i PowerPoint pokazali kao dovoljno dobro rešenje, realno nisu omiljeni programi za brz i kvalitetan uvid u podatke. Odlučili smo da osmislimo efektan način da ih zamenimo nečim što bi nam pružalo uvid u važne podatke, bez da smo prinuđeni da ih ručno tražimo kroz desetine različitih kolona, redova i slajdova.

To je bio trenutak kada smo razmatrali opciju automatizovanog izveštavanja kao moguće rešenje.

Postojalo je nekoliko razloga zbog kojih smo verovali da bi ovo moglo ići:

Automatizovani izveštaji eliminišu nepotrebne korake: Glavni razlog zbog kojeg agencije automatizuju izveštavanje jeste ušteda vremena i drugih resursa. Klijenti trenutno dobijaju pristup svojim izveštajima, bez da su primorani da čekaju nekog da ih sastavi za njih.

1. Preciznost: Automatizovani izveštaji smanjuju rizik od uobičajene ljudske greške. Sa ovakvim načinom izveštavanja, nema onoga na šta smo svi navikli – “Ups, slučajno sam prekopirao pogrešne cifre i promašio kolonu”, ili tome slično. Za raziliku od zaposlenih, mašina ne gubi fokus niti se umara. Ukoliko imate mnogo zaposlenih, znate i da niko od njih ne voli dosadne zadatke. Automatizovani izveštaji pomažu vašim ljudima da se fokusiraju na analiziranje podataka umesto da troše vreme i živce na njihovu organizaciju i datiranje.
2. Jednostavno spajanje, filtriranje i prikazivanje podataka: Ono čime će vas automatsko izveštavanje zaista kupiti je činjenica da vam je sve dostupno u samo par klikova. Ovakvi alati nude korisnicima priliku da sve podatke u vezi sa svojim marketinškim aktivnostima lako organizuju u jedinstvenu radnu površinu. Prošli su dani kada smo trošili vreme na otvaranje preko 20 tabova i kopiranje podataka odatle. Sada uz samo jedan klik, softver odradi sav posao za korisnike.
3. Nema više trošenja vremena na tehnikalije: Jedna od stvari koje oduzima vreme u ovom kontekstu svakako je dizajn. Ukoliko želite da vaši izveštaji izgledaju profesionalno i klijentima jasno prenose ono što je potrebno, nužno je uložiti više od samo nekoliko minuta u dizajn. Naravno, ovo važi kada nemate opciju automatizovanog izveštavanja. Većina dostupnih alata za izveštavanje nudi korisnicima opciju odabira postojećih tema i šablona ili njihovog prilagođavanja. Uz to, moći ćete jednostavno da promenite format svojih izveštaja i personalizujete ih: ubacite klijentov logo, podatke i boje koje se vezuju za njegov brend. Na ovaj način, omogućeno vam je da prezentujete sve podatke na vizualno prijemčiv način, u samo nekoliko klikova.

Ali ima li nekih negativnih strana kad je reč o automatizovanom izveštavanju? 😟

Da, nedostaci postoje. Ima ih nekoliko. Većina se tiče softverskih ograničenja i neophodnog nivoa tehničkog znanja. Iako smo u potpunosti usvojili koncept automatizovanog izveštavanja, i dalje smo se borili sa nekoliko poteškoća.

Isprobali smo sve moguće alate, ali nijedan nam nije bio od pomoći. Svaki je bio sjajan na svoj način, ali su svakom takođe nedostajale ključne karakteristike poput:

• Preciznog postavljanja početnog i završnog datuma za vremenski period za koji se generiše izveštaj
• Besplatne opcije personalizacije izgleda izveštaja i brendinga
• Fleksibilne radne površine na kojima su jasno predstavljeni indikatori uspešnosti kampanja (KPIs)
• Neograničen broj vidžeta
• Specifične integracije drugih analitičkih alata

Bilo je jasno kao dan da smo se morali usuditi da ponovo izmislimo toplu vodu. Zato smo napravili Reportz. Analizirali smo sve dobre karakteristike postojećih alata za automatizovano izveštavanje i obogatili ih ključnim stvarima koje su nedostajale.

Dizajniran iz puke potrebe, Reportz je alat koji je razvijen od strane marketing stručnjaka – za marketing stručnjake. U pitanju je white label softver koji služi za kreiranje marketing izveštaja, a pritom smanjuje stres i ubrzava proces izveštavanja kao i njegov sveukupni kvalitet.

Naša ideja je da svima damo priliku da stvore sveobuhvatne, lepe i detaljne marketinške izveštaje u rekordnom vremenu. Tačnije, za oko 5 minuta.

Šta je to što Reportz ima, a ostalim alatima nedostaje? 🤔

Gorepomenute karakteristike su definitivno nešto što je nedostajalo, ali lista se ne završava tu.

Okupiti više pojedinačnih alata na jednom mestu (kao što su Google Analytics, Ahrefs i Search Console), na jednoj radnoj površini – to nije mala stvar, kao što zna svako ko je deo SEO industrije. Pogotovo ako iz te jedne centralizovane lokacije imate real-time pristup metrikama iz svakog tog alata.

Mogućnost odabira datuma koji su već definisani unutar alata, kao i mogućnost ručnog biranja željenih datuma preko svih radnih površina – to je nešto što nam je uštedelo gomilu vremena. Svaki uspeh i promašaj u kampanji naših klijenata sada možemo lako da locirano, dekonstruišemo i uporedimo, sve u samo nekoliko klikova. Probajte Reportz – obećavamo da će sa njim pisanje izveštaja biti brzo i lako!