Kako ostati produktivan i nakon 7 meseci rada od kuće – otkrivaju nam članovi novosadskog COING-a

Globalna pandemija donela je sa sobom brojna pitanja i izazove, među njima i kako organizovati produktivan rad od kuće. Iako smo tokom poslednjih meseci svedoci toga da su i najveće korporacije uspešno implementirale work from home, činjenica je da ono što do juče nije bila mogućnost za sve, danas isto tako nije idealno rešenje za svakog vašeg radnika.

U obzir treba uzeti roditelje sa malom decom i parove koji možda nemaju uslova da se distanciraju jedno od drugog za vreme radnog vremena, kao i druge situacije kada rad od kuće jednostavno nije najbolja opcija. Fleksibilnost je super, ali kada ste od marta osuđeni na rad iz vaše dnevne sobe ili improvizovane kancelarije, stvari polako počinju da pucaju.

Međutim, ne mora uvek da bude tako. Razgovarajući sa velikim brojem ljudi iz industrije koji svoje poslovne obaveze prethodnih meseci obavljaju iz stana ili sobe, dalo bi se zaključiti da bi većina njih bila daleko produktivnija i opuštenija u svom privremenom radnom okruženju kada bi primenili par jednostavnih saveta i trikova koje njihove starije kolege uspešno primenjuju.

Zato smo u saradnji sa novosadskim COING-om koji stoji iza jednog od najpopularnijih timetracking alata po imenu Clockify, odlučili da napravimo kratak vodič sa savetma koje su članovi njihovog tima implementirali tokom prethodnih sedam meseci – a sve to sa ciljem kako bi ostali produktivni i organizovani i izvan kancelarije.

Biljana Rakić (People and Culture Development)

Rad od kuće tokom perioda pandemije nije strateški planiran i nisu postojale ozbiljne pripreme pre toga. Samim tim, on je izazovniji i adaptacija je trajala neko vreme, a evo i nekoliko važnih preporuka za rad od kuće iz mog ugla.

Obezbediti prostor za rad

Iako se na prvi pogled čini da je rad od kuće zapravo rad iz kreveta, sa činijom grickalica pored laptopa i kafom, realnost ubrzo zakuca na vrata i shvatiš da te od tog položaja bole leđa, da nije zgodno biti u krevetu 8h dnevno, da ti je potrebna rutina radi efikasnosti. Adekvatni sto, stolica i oprema, laptop, dovoljno veliki pomoćni monitor. Pouzdana Internet konekcija, dobro osvetljenje, to su prosto osnove.

Dogovor sa porodicom

Sa troje dece, relativno male, rad od kuće može biti izazov drugačije vrste, pa smo smislili određena pravila koja olakšavaju svakodnevno funkcionisanje. Npr. male pauze su zajedničke, užina, pauza za ručak i slično. U međuvremenu, ukoliko imam slušalice na glavi, znači da sam zauzeta i da pokušaju samostalno da reše stvar.

Rutina i rituali

Kako bi dan što efikasnije prošao i zadaci se završili, potrebna je rutina koja podseća na kancelarijsku. Radni dani počinju i završavaju se u isto vreme. Priprema za rad od kuće je ista kao i za kancelariju: od ustajanja iz kreveta do ostalih detalja u toku dana. Izbegavati rad u pidžami, iz kreveta i slično jer se lako izgubi pažnja i fokus na manje važne stvari.

Radni dan počinje na sličan način: šoljom kafe, pregledom zadataka za taj dan, proverom mejla, društvenih mreža i Trello-a. Pauze su u slično vreme, s namerom da se mozak odmori i razmišlja o drugim stvarima.

Umanjiti distrakcije

Ne proveravati društvene mreže ukoliko nije u vezi sa poslom, ne uključivati TV, pokušati da se dogovoriš sa poštarima i potencijalnim majstorima izvan radnog vremena.

Ljubomir Simin (CTO)

Definiši radno vreme i iskomuniciraj ga ukućanima

Da bismo umeli da planiramo i cenimo naš rad važno je postaviti očekivanja. Ako u okviru tima ne postoji dogovor o fiksnom radnom vremenu treba sami da odredimo koji su nam radni sati i toga se pridržavamo. Tako ćemo sprečiti sebe da budemo lenji, ali i znati kada da stanemo. Dnevni raspored treba objasniti i ljudima sa kojima živimo, da bi nam pomogli da ga se pridržavamo, ali i da oni mogu da planiraju svoje aktivnosti.

Smesti se udobno

Nije moguće raditi na duže staze u lošim uslovima. Ako uslovi kod kuće nisu bolji od onih na poslu, moramo nešto preduzeti. Kvalitetan monitor, stolica, računar su neophodni za održiv rad. Mnogi poslodavci će organizovati zaposlenima transport monitora, stolica pa čak i stolova do kuće, ako to zaposleni zatraže.

Obezbedi dobar Internet

Kućni Wi-Fi često nije dovoljan za izazove svakodnevnog rada od kuće. Redovni video sastanci u velikim grupama, screen sharing, virtual whiteboards, sve to zahteva kvalitetnu Internet vezu. Da prekidi u konekciji ne bi uticali na naš i rad naših kolega može biti neophodno da obezbedimo bolji wireless ruter ili sprovedemo mrežni kabel do našeg radnog mesta.

Nauči da efikasno upravljaš mikrofonom i kamerom

Nije moguće održati sastanak ako se učesnicima čuje pozadinska buka. Realnost diktira da ne radimo iz izolovanih kancelarija i mikrofon će uvek pokupiti nešto iz pozadine. Budimo efikasni u korišćenju alata za video sastanke i naučimo se osnovnim prečicama za kontrolu kamere, mikrofona, screen share opcije itd. Na primer, prečica za toggle mute u Google Meet je Ctrl+D.

Pronađi način da redovno i lako organizuješ razgovore

Dogovaranje preko četa ko je kada slobodan za kratke sastanke brzo svima dosadi. Postoje bolji načini, npr. korišćenje alata poput Google kalendara da se na pregledan način nađe slobodan termin za sve učesnike. Redovni razgovori će nam pomoći da održimo visok nivo komunikacije u timu i sprečimo apatiju i neorganizovanost.

Snimaj sastanke

Ukoliko radno vreme u našem timu nije fiksno, ne možemo očekivati da će svi biti u mogućnosti da prisustvuju datom sastanku. Jedna prednost digitalnih sastanaka je u tome što se lako mogu snimiti i naknadno dati na uvid kolegama koji nisu bili tu, ili jednostavno arhivirati za buduću evidenciju ili držati kao vid dokumentacije. To je pogotovo zgodno za tehničke ili arhitekturalne dogovore, koji se kasnije mogu lako ponovo analizirati ili dati novim kolegama na uvid. Mnogi alati za sastanke (npr. Google Meet) imaju ugrađenu mogućnost snimanja, a u krajnjem slučaju može neko od učesnika da snima ekran.

Napravi kvalitetan setup

Setup na kome radim ne razlikuje se puno od onog na poslu. Računar sam doneo iz firme, tastatura je ergonomska ortolinearna (zbog problema sa zglobovima), umesto miša trackball (kada moram da ga koristim). Na softverskoj strani i3 tiling window manager i što više command line skripti. Kao nezaobilazan deo cele priče izdvojio bih par kvalitetnih noise-cancelling slušalica, koji mi pomaze u koncentraciji, kako ranije u open-space kancelariji tako i danas kod kuće.

Marija Kojić (Content Writer)

Prva stvar koju bih izdvojila je uspostavljanje adekvatnog radnog okruženja, što je nešto što se u klasičnoj kancelariji podrazumeva, ali može biti izazov kada radimo u kući ili stanu. Lično, trenutno živim u kući, pa sam u mogućnosti da imam zasebnu sobu za rad gde mogu lako da se izolujem i koncentrišem na pisanje.

Radno okruženje u kome se podstiče stvaranje

Sa druge strane, ako živite u malom stanu, najbolje je da namestite poseban kutak sa stolom i stolicom gde ćete svakog dana raditi. Ako imate bučne komšije ili se bojite da bi vas ukućani često mogli prekidati, dobre slušalice bi vam mogle biti najbolje rešenje.

Dogovorite se sa ukućanima da to kada nosite slušalice bude znak da ne želite da vas tada ometaju. Što se spoljašnje buke tiče, možete je smanjiti tako što ćete preko tih slušalica pustiti neku aplikaciju koja generiše različite zvukove. Moj lični favorit su aplikacije koje generišu white noise i ambijentalne zvuke, jer, pored toga što znatno umanjuju uličnu buku, takođe pomažu i da se bolje fokusiram na pisanje.

Pažljiv i posvećen pristup komunikaciji

Sledeća bitna stavka na koju treba obratiti pažnju jeste komunikacija sa timom, koja može izgledati kao ozbiljan izazov budući da se sada uglavnom odvija na daljinu. Ipak, u marketing timu smo brzo uspostavili dobar workflow po tom pitanju, jer koristimo nekoliko komunikacionih kanala, od kojih preovlađuju chat i e-mail.

Budući da sam Content Writer, priroda mog posla ne zahteva česte sastanke i saradnju sa drugima, već se, nakon dogovora oko teme sa našim SEO direktorom i pratećih ilustracija sa našim ilustratorom, uglavnom svodi na istraživanje i pisanje. Nakon pisanja, sledi diskusija koja se uglavnom svodi na komentare i feedback koje postavljamo i pratimo u samom dokumentu gde je napisan tekst, što se pokazalo kao efektno i jednostavno rešenje za diskusije na daljinu.

Ipak, takav način rada može da izgleda samotno. Da bismo to izbegli, često imamo i video sastanke kojima je fokus dalje razvijanje sadržaja na blogu, uz povremeno ćaskanje o tome kako nam ide rad od kuće i kakvim aktivnostima se zanimamo u slobodno vreme.

Marina Dražić (Product Analyst)

Moj ključ za uspešan rad od kuće podrazumeva dobru organizaciju i uvođenje rutine. Radni dan počinjem uvek u isto vreme i planiram pauze. Na kraju dana napravim spisak obaveza za naredni dan kako se ne bi desilo da nešto propustim.

U stanu imam odvojen kutak koji koristim kao privremenu kancelariju i savetujem svakom da za to odvoji makar deo prostorije. Ukoliko ste u mogućnosti, obezbedite sebi udobnu stolicu i prirodno osvetljenje kako bi vam rad bio što udobniji.

Pametna preraspodela posla

Pauze provodim aktivno odlazeći do prodavnice ili pošte, što mi pomaže da se pokrenem posle dugog sedenja, udahnem svež vazduh i napunim dobrom energijom za ostatak dana. Nemojte zaboraviti da pravite pauze i iskoristite ih udaljeno od svog radnog mesta. Ako vam je od pomoći koristite se Pomodoro tehnikom.

Najveći izazov za product tim predstavlja konstantna i intenzivna komunikacija sa članovima čitavog Clockify tima. Da bi rad bio uspešan, važno je da informacije kruže i da smo u radno vreme uvek dostupni kolegama, pa su nam alati za dopisivanje i video sastanke postali deo svakodnevice.

Druženje sa timom

Za negovanje timskog duha, važno je održavati kontakt sa kolegama koji nije isključivo poslovni. Petak je u COING-u rezervisan za druženje, igranje video igara ili ispijanje kafe sa kolegama. Ovi mali rituali čine da se osećamo povezanima i da bolje razumemo jedni druge.

Stefan Popov (Customer Support Specialist)

Sam rad od kuće mi nije teško pao i znao sam od starta da će tako biti s obzirom na to da sam dosao u COING dok je pandemija bila u toku.

Najvažnije mi je bilo da obezbedim sebi prijatan prostor za rad koji bi mi pružio osećaj kao da radim iz kancelarije. Kompanija mi je obezbedila neophodan alat za rad, a ja sam to doterao sa radnim stolom i biljkom koju sam nazvao Miroslav – on mi pravi društvo! 🙂

Fizička aktivnost kao nezaobilazan deo dana

S obzirom da je priroda mog posla takva da često komuniciram sa više različitih timova, komunicirati preko Interneta ume biti izazovno, ali kad su svi ljudi sjajni, to ne predstavlja nikakav problem. Svi dajemo maksimum jer nam je cilj isti – kontinuiran rast i razvoj Clockify-ja.

Jako je važno da čovek uvede sebi neke dodatne obaveze van posla kako ne bi stalno boravio u stanu, na taj način se mozak regeneriše i uvek sam spreman i fokusiran kad počne smena. Moj savet je uvek teretana, stvarno pomaže.

Mirjana Kukić (UI / UX Designer)

Planiranje radnog dana i obaveza

Iako je rad od kuće došao neplanirano, veoma brzo sam shvatila da nove okolnosti u kojima smo se našli donose i veću fleksibilnost u planiranju radnog dana, a samim tim i mogućnost da se ulenjimo ili radimo duže od planiranog. Planiranjem obaveza i pauza i određivanjem rokova svakog taska uspela sam da zadržim nivo produktivnosti i napravim granicu između rada i odmora.

Simulacija

Rano ustajanje i odlazak u šetnju su mi veoma važan deo dnevne rutine. Pored održavanja kondicije na taj način simuliram odlazak na posao. Planirane pauze provodim izvan stana kako bih dodatno odmorila od boravka u istom prostoru i pružila sebi osećaj da je ovo jedan sasvim normalan dan.

Fokus

Budući da pauze za odmor provodim napolju, odlazak iz stana iskoristim i za provetravanje prostorija. Nakon povratka u stan bitno mi je da obezbedim mir i tišinu. Prozore obično držim zatvorene kako bi smanjila nivo buke koji dolazi sa ulice, a telefon ostavim što dalje od radnog prostora kako bih izbegla ulazak na društvene mreže.

Efikasna komunikacija

Iako smo fizički odvojeni jedni od drugih, korišćenjem cloud applikacija naš timski rad funkcionise nesmetano. Umesto kuckanja poruka, za komuniciranje sa kolegama koristim pozive. Pozivi nam pomažu u održavanju timskog duha i smanjujemo šansu da dođe do nesporazuma.

Postoji li nešto što i sami primenjujete u radu kako biste ostali produktivni i organizovani za vreme rada od kuće? Javite nam u komentarima! PS: Hvala COING ekipi na sponzorisanju i produkciji ovog teksta! 🙂