Pitali smo IT kompanije kako su organizovale rad na daljinu i koje savete imaju za svoje kolege - Netokracija.rs

Pitali smo IT kompanije kako su organizovale rad na daljinu i koje savete imaju za svoje kolege

Sa kojim se to izazovima susreću IT kompanije sada kada svi njihovi zaposleni rade od kuće?

Ako smo o nečemu neprestano pričali u poslovnim krugovima otkako se desila situacija sa korona virusom i proglašenjem vanrednog stanja, to je sigurno rad od kuće. Da li smo efikasni kao u kancelariji ili ne, da li nam se produktivnost povećava ako se lepo obučemo i sredimo za jutarnji sastanak, te da li će ova situacija promeniti način rada u budućnosti.

Uz to, na mrežama se intenzivno dele saveti u vezi toga kako organizovati remote poslovanje koji nažalost, retko kada idu dublje od preporuke da se obučemo kao da idemo na posao. S druge strane, ima i svetlijih i konkretnijih primera.

U ovom tekstu (pogodite) govorićemo o istoj temi, ali sa malo drugačijeg stanovišta: iz ugla IT kompanija koje, pored velikog broja zaposlenih koje treba uskladiti, imaju i druge brojne izazove poput bezbednosti podataka, tehničke opreme i usklađivanja radnog vremena zaposlenih koje je u normalnim okolnostima fleksibilno. Ovako se sa ovim izazovima nose kompanije Endava, United Cloud i 3AP.

Kako zapravo organizovati rad na daljinu?

Većina kompanija koje posluju u tehnološkoj oblasti na rad od kuće prešle su pre uvođenja vanredne situacije i većinu njih, potvrđuju naši sagovornici, ovu situaciju nije zatekla u nebranom grožđu.

Mnogi od njih najpre su testirali scenario remote rada u potpunosti, drugi su se pobrinuli da svako od njihovih zaposlenih dobije svu potrebnu opremu na kućnu adresu ali, kako nam objašnjava Filip Tomašević, Culture Officer u kompaniji u 3AP, za većinu njih se osim lokacije, ništa značajno nije promenilo:

Taj svakodnevni, radni, dobro ustaljeni ritam koji smo uspostavili mnogo pre svega ovoga smo samo nastavili da primenjujemo. Svaki kolega zna koje su njegove dnevne radne obaveze, svi su u kontaktu, konstantno dele svoj progres, rezultate i održavaju svoju radnu rutinu.

Dnevni sastanci se održavaju redovno, projektna planiranja takođe, klijenti su informisani o svemu, a što se tiče fleksibilnosti radnog vremena, nismo uvodili nikakva nova pravila, ali činjenica je da usled novonastalih okolnosti, mahom svi ustajemo ranije i provodimo mnogo više vremena uz kompjuter u toku dana.

Osim toga, a kako za Netokraciju potvrđuje Remi Savu, Delivery Unit Manager u kompaniji Endava, mnogima od njih, kao i njegovoj kompaniji, pomogao je unapred postavljen plan u slučaju katastrofa i specijalnih situacija, a činjenica je i da na srpskom tržištu posluje mnogo internacionalnih kompanija, te da zaposleni svakodnevno rade u mešovitim timovima sa kolegama koje su desetinama kilometara daleko:

Uprkos tome što većina nas radi iz udobnosti i sigurnosti svojih domova, uspeli smo da održimo kancelariju u funkciji sa samo nekoliko ljudi u slučaju potrebe. Za njih, naravno, postoje striktna higijenska pravila, u skladu boravka u kancelariji i prevozu od i do kancelarije.

Međutim, uprkos ovim vanrednim okolnostima koje su nas ipak zatekle, poslovanje se nastavlja regularno. To nam potvrđuje Srđan Đurđević, direktor kompanije United Cloud u kojoj takođe nisu uvodili nove funkcije niti su vršili reorganizaciju timova. Dakle sve po starom.

Dobar remote work softver zlata vredi

To što je tranzicija protekla bez problema ne znači da se kompanije nisu susrele sa novim izazovima, pogotovo onim komunikacione prirode. Pomoć u vidu dodatnih alata za komunikaciju svakako im nije dobrodošla. Savu objašnjava:

Generalno, u ovom periodu, svaki softver koji dozvoljava daljinsku komunikaciju je dobar, a pored toga su apsolutno neophodni i dobar VPN i dobar antivirus. Mi koristimo nekoliko, u zavisnosti od specifičnih potreba projekata.

Međutim, svaka platfoma je sada stavljena na test, sa ogromnim opterećenjima koja su nekad bila iznad predviđenog kapaciteta. Mislim da je sada ključno da ljudi shvate situaciju, izbegnu preopterećenje mreže i poštede resurse. Ne bih izdvojio jednu platformu, ali bih savetovao svima da se odluče za onu koja zadovoljava njihove biznis potrebe i da uvek imaju spreman “backup” u slučaju poremećaja.

Đurđević pak, preporučuje dva alata koji su se za United Cloud u ovoj situaciji izdvojili i koje su počeli mnogo intenzivnije da koriste – Webex i Slack. „Webex koristimo za online sastanke između timova ili sa eksternim partnerima i morali smo da ustanovimo neka pravila tokom većih sastanaka – da isključimo mikrofone i kamere ukoliko ne govorimo i time smanjimo opterećenost sistema„, navodi on.

Kako dalje navodi, glavni kolaboracioni alat im je Slack u okviru kojeg dele bitne informacije, iskustva u remote uslovima rada, home office prostore, a tu je i kanal za razonodu. Srđan primećuje:

Svi smo navikli da smo okruženi ljudima i da smo u stalnom kontaktu. Kako to trenutno nije moguće u ovoj situaciji, upotreba ovih softvera i njihovih opcija je u velikom porastu kod nas i većim delom dana možete videte da je veliki broj kolega na pozivima – što nam daje uvid u to koliko zapravo ljudi komuniciraju i koliko zajedno rade.

Osim toga, dodaje Filip iz 3AP-a, koristan suite može biti onaj koji dolazi sa prefiksom Google – posebno Hangouts za video pozive koji podrazumevaju veći broj učesnika. Ovaj alat im se, pored Slacka, pokazao nezamenljivim, te dobro ustaljenu rutinu neće menjati.

Produktivnost kao nevidljivi neprijatelj

Rad na daljinu, ističe Đurđević za Netokraciju, pored tehničkih izazova, sa sobom nosi i pitanje koji je svaki poslodavac (želeo to da prizna ili ne) pomislio: da li će neko zloupotrebiti ovaj način rada i da li će ukupna produktivnost opasti?

Sasvim je normalno da u „remote“ uslovima rada češće komuniciramo sa kolegama, odgovaramo na pitanja i da nekada možemo izgubiti fokus. Jednostavno, kolege nam nisu blizu da ih nešto konsultujemo ne gubeći fokus sa onoga što radimo.

Poseban izazov, naravno, imaju zaposleni koji istovremeno treba da brinu o deci, ali i oni su deo našeg velikog tima, tako da ih često možemo videti u pozadini ili su čak uključeni u sastanke.

Uprkos tome, timovi i u ovim uslovima imaju svoje sprint ciljeve na koje su fokusirani, postoji jasna podela taskova, a kompanija je tu da ih podrži kako bi produktivnost ostala na najvišem nivou.

Savu, međutim, ističe da je potrebno osloniti se na timove i ljude koji se interno organizuju. „Pošto je ovo duboko ukorenjeno u našu korporativnu kulturu, ne čini se kao velika stvar, ali i u ovim uslovima i dalje držimo iste online sastanke, koristeći video conferencing koliko je moguće i deleći ekrane. Većina dokumenata je sačuvana na cloud-u. Pomno pratimo produktivnosti i delimo sa klijentima rezultate“, navodi on.

Ipak, da bi ljudi uopšte bili u stanju da budu produktivni, kako navodi Filip, bitno je obezbediti im psihološku sigurnost:

„Mission control circle“ je tim ljudi iz različitih oblasti u našoj kompaniji, koji se svakodnevno brine o tome da idemo u pravom smeru. U okviru ovog kruga, strateški se donose odluke da bi se kompanija dovela u što manji rizik, a da se stvori što više mogućnosti koje će se pružiti zaposlenima.

Još pre nego što se uopšte i razmišljalo da će situacija sa virusom dostići ovolike razmere, oformili smo „pandemic“ tim, koji ima redovne sastanke i sve zaposlene obaveštava o najnovijim odlukama i o sledećim koracima. Briga o zaposlenima je na prvom mestu, kao i njihovo zdravlje i iz tog razloga smo postupili odgovorno i sa velikom dozom pažnje pratimo celu situaciju. Bitno nam je da se svi osećaju sigurno i stojimo im na raspolaganju za sva pitanja i nedoumice.

Da li je rad kod kuće samo psihološki benefit?

Za određeni broj zaposlenih u ovoj industriji, COVID-19 situacija iskristalisala je sledeći stav: rad od kuće jeste dobra opcija, ali samo ponekad. Jednostavno, koristan benefit da ga iskoristimo kada nam odgovara, ali nikako stalno. Filip pojašnjava:

Zaposleni 3AP-a su, recimo, već veterani u poslovanju na daljinu i ova promena nas nije sačekala nespremne. Već smo potvrdili da je moguće uspešno raditi sa tri lokacije u isto vreme na istom projektu, samo ako imate dobru organizaciju i sigurnu infrastrukturu.

Zagovornici smo, pre svega, timskog rada i duha jer je osećaj pripadnosti veći i doživljavanje kompanije kao nečeg ličnog snažnije, ali u životu se jave situacije kada vam je iz bilo kog razloga zgodnije da kancelariju na par dana premestite iz stalnog okruženja. Ne vidimo ništa loše u tome, dokle god ne prelazi u ekstrem, ne razdvaja vas od tima a posao funkcioniše nesmetano. Mada verujem, da kada ovo sve bude iza nas, ljudima neće padati na pamet tako često priželjkivanje rada od kuće.

Sa druge strane, zaposleni u kompaniji United Cloud koja razvija sopstveni proizvod i čiji stakeholder-i sede sa njima u kancelariji, do sada nisu imali potrebu da se prilagođavaju radu na daljinu kao njihove kolege koje rade u internacionalnim timovima.

Zbog toga je, kako ističe Đurđević, za njih ova situacija još teža i izazovnija, ali su iz toga naučili kako da funkcionišu u remote uslovima i uvideli da su spremni da se za dan prebace u potpuno novi model rada. „Ipak, većina kolega upravo kao jedan od glavnih benefita vidi mogućnost direktne komunikacije sa ostalim kolegama, pa će povratak u kancelariju za mnoge biti lepa vest“, dodaje on.

Međutim, kako su ovo vanredne okolnosti, Savu ističe da šta god da smo zaključili o poslovanju na daljinu, imamo društvenu odgovornost da učinimo šta god je u našoj moći da zaustavimo ovu pandemiju – pa makar radili od kuće u narednom periodu.

Ne gubite poslovne ambicije zbog trenutnog stanja

Šta uraditi ukoliko se već kroz dan-dva nađete u grupi onih koji su shvatili da rad od kuće nije za njih? „Komunicirajte sa kolegama i sa ukućanima, prijateljima, održavajte sastanke kao i kada ste u kancelariji, radite brainstorming-e i pravite pauze sa kolegama. Najbitnije, imajte razumevanja za svoje kolege„, savetuju iz United Cloud-a.

Ovakva situacija, dodaje Savu, zahteva i to da ispunimo svoju obavezu i slušamo zvanične naznake jer smo jedni od retkih koji imaju mogućnost da rade iz sigurnosti svog doma, doprinoseći održavanju domaće privrede, ali isto tako baveći se poslovima koji u ovom trenutku pokreću ekonomiju.

Filip zaključuje:

Vodite računa o tome da rad od kuće ne treba da umanji vaše ambicije, stoga nastavite da pravite svoje profesionalne ciljeve, a slobodno vreme iskoristite da se edukujete i da radite na sebi.

Ne zaboravite ni da pravite pauze i komunicirate otvoreno sa svojim kolegama. Organizujte zajednički virtuelni ručak ili popijte prvu jutarnju kafu sa njima kao što biste to i inače uradili. Ne preskačite video pozive, oni su jako bitni, budite podrška jedni drugima, jer ovo vreme to iziskuje od nas više nego ikad. 
Nastavite da održavate svoju rutinu i zapamtite da ste i dalje zaposleni. Biće svima lakše, jer ako je daleko od očiju ne znači da je daleko i od uma.

Dok COVID-19 pandemija traje i ne dobijemo zeleno svetlo da se vratimo u svoje kancelarije, i sagovornici i redakcija Netokracije podsećaju vas da vodite računa kako o svom zdravlju, tako i o zdravlju ljudi u vašoj najbližoj okolini.


Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Društvene mreže

Da se bijem sa policijom ne umem, al’ da gutam suzavac – to mogu

Utorak veče. Poput 9/11 i kula bliznakinja, prilepljen sam za TV i pratim dešavanja o kojima izveštavaju reporteri N1. Uživo, pod suzavcem. Za svojih 30 godina nagledao sam se protesta, stoga ne bih da romantizujem kako su ovi drugačiji i kako je diktaturi konačno došao kraj. Jedini kraj koji se nazire jeste apsolutna propast demokratije u Republici Srbiji... ako je ikada i bilo.

E-commerce

Mesec dana kasnije i dalje ne znamo gde su naši Aliexpress paketi – ali barem imamo neke odgovore

Enigma zvana AliExpress poštarina za Srbiju, podelila je mišljenja mnogih kupaca, organizacija i svih ostalih koji se za ovu temu zanimaju. Iako je razloga za astronomsko poskupljenje poštarine mnogo, neki odgovornost prebacuju na Poštu, drugi na avio prevoz i kineske trgovce, ali se ipak čini da je istina 'negde tamo'. Mi smo na osnovu svih dosadašnjih podataka pokušali da rešimo misteriju.

Startapi i poslovanje

Najavljene nove mere za pomoć privredi – država plaća 60% minimalca i odlaže plaćanje poreza i doprinosa

Preduzetnici i zaposleni u mikro, malim i srednjim preduzećima u julu i avgustu dobiće dodatnu ekonomsku pomoć države usled krize izazvane epidemijom korona virusa - plaćanje 60% od minimalca u julu i avgustu, odlaganje plaćanja poreza i doprinosa za mesec dana, a najavljen je i novi projekat 'Moja prva plata'.

Propustili ste

Kultura 2.0

Serbia Business Run nastavlja sa aktivnim tim bildingom u kojem zbližava kolege – ovaj put kroz ‘online’ trku

Peto izdanje Serbia Business Run, serije poslovnih trka i najveći sportsko-kompanijski događaj u Srbiji, održaće se u septembru 2020. godine - ovoga puta 'online'. Kako izgleda trka u ovom potpuno drugačijem formatu, otkriva nam direktor ove organizacije.

Društvene mreže

Ima li oglašavanja van Facebook platformi?

Možda ste primetili kako pojedini brendovi nisu bili prisutni na vašem Instagram i Facebook feedu tokom jula. To me je navelo na razmišljanje, a šta da se sutra probudimo i da Facebook i Instagram ne postoje, šta onda?

Office Talks Podcast

Kako je KK Crvena Zvezda osvojila Evropu najboljom marketing strategijom

Košarkaška Evroliga nije se zasnivala samo na utakmicama u sportskim halama, već i na jednom sasvim drugačijem terenu - u pitanju je digitalni marketing u sportu.

Gaming

Šest godina od Astroids igre i srpski studio Superverse osvaja Steam sa novim naslovom!

Pre šest godina studio Superverse Industries, tada još pod nazivom Industry Entertainment, predstavio je svoju novu igru - Astroids, koja je kasnije postala Superverse, a sa kojom je ovaj game development studio iz Srbije zabeležio uspeh. Mi smo sa osnivačima razgovarali kako je izgledao put od prvog naslova 2002. godine pa sve do jedne uspešne igre na platformi Steam.

E-commerce

Novi vodiči za sigurnu Internet trgovinu pomažu početnicima da kupuju ‘online’

Za potrošače koji još uvek nisu upoznati sa Internet trgovinom, Ministarstvo trgovine, turizma i telekomunikacija i USAID obezbedili su digitalne vodiče koji nastoje da korisnicima objasne sve prednosti 'online' kupovine i edukuju ih o toj aktivnosti.

Startapi i poslovanje

City Expert uvodi beskontaktno gledanje nekretnina – direktno sa vlasnikom putem video poziva

Kako bi dodatno osigurali bezbednost svojih korisnika i klijenata usled COVID-19 pandemije, agencija City Expert uvela je mogućnost beskontaktnog pregleda nekretnina putem video poziva između zainteresovanih korisnika i vlasnika.