Kako standardizacija poslovanja obezbeđuje bolje pozicioniranje kompanije na tržištu?

U vremenu kada se sve meri – od produktivnosti do zadovoljstva na poslu, lako je zaboraviti da standardi nisu tu da zakomplikuju, već da olakšaju. Da, ISO zahteva dokumentaciju, procedure, evaluacije. U kompaniji ASEE kvalitet se podrazumeva, ali neko mora sistemski da ga gradi – a to je upravo Ivana Ćuk, naša sagovornica u ovom intervjuu i Quality Manager u kompaniji ASEE.

Ivana se više od decenije bavi standardima i sistemima kvaliteta, pre svega u IT industriji. Kroz ISO procedure, interne revizije i svakodnevni rad s timovima, ne bavi se “suvoparnim pravilnicima” – već komunikacijom, poverenjem i stalnim unapređenjem.

Ona nas takođe podseća da kvaliteta nema bez ljudi, da najbolji sistemi ne znače mnogo ako ih timovi ne razumeju, ne prihvate i ne žive, kao i da je najbolji kompliment za svakog Quality Managera – kada procesi funkcionišu samostalno i bez njenog prisustva. Kako kaže, tek tada znaš da je standard postao deo kulture. A kultura – to su ljudi, vrednosti i mnogo malih, svakodnevnih odluka da radimo ispravno – i u skladu sa sobom.

Kako biste objasnili značaj standarda nekome ko nikada nije imao dodira s njima?

Ivana: Kada čujete za standarde jave se predrasude da se radi o nečemu jako komplikovanom. Standardi su zapravo vrlo jednostavni – skup smernica koje uređuju određenu oblast poslovanja. Najlakše je da ih zamislite kao neko uputstvo kojim je opisano kako da na osnovu prikupljenih iskustava iz prakse na najbolji način realizujete neku aktivnost kako biste bili u skladu sa standardom i kvalitetom koji predstavljate i do koga držite.

Kako implementacija ISO standarda doprinosi povećanju konkurentnosti kompanije i smanjenju troškova proizvodnje?

Ivana: Primena standarda u poslovanju, nije obaveza već benefit. Implementacijom i primenom standarda, kompanija uređuje svoje poslovne procese kroz jasno definisane aktivnosti, rokove, odgovornosti. Sve to obezbeđuje bolji ugled i pozicioniranje na tržištu. ISO sertifikat je jasna potvrda partnerima, kupcima i dobavljačima da kompanija ima uređene procese i posluje ozbiljno – bilo da je reč o kvalitetu, bezbednosti informacija ili zaštiti podataka.

Konkretno, u kompaniji ASEE, koja posluje u IT sektoru, primena ISO standarda predstavlja značajan benefit koji smo prepoznali još ranije i po kojem smo poznati na tržištu. S obzirom na to da je bezbednost informacija i zaštita ličnih podataka sastavni deo naših proizvoda i usluga, implementacija standarda iz tih oblasti za nas nije samo potreba – već obavezan deo kvaliteta koji pružamo klijentima.

Možete li nas provesti kroz ključne korake koje kompanija mora da pređe da bi dobila ISO sertifikat?

Ivana: Iako kompleksnost implementacije standarda zavisi od veličine kompanije i njenih procesa, osnovni koraci su isti za sve. Prva aktivnost u implementaciji je uvek početna analiza kompanije – koji su njeni ključni procesi i delatnost, okruženje u kojem posluje, zaposleni, zainteresovane strane, potencijalni rizici.

Na osnovu dobijenih rezultata, pravi se predlog za unapređenje procesa i obim neophodnih procedura za uređenje sistema sa dodatnim aktivnostima eventualnih izmena u sistemu. I to je uglavnom najzahtevnija aktivnost u toku implementacije.

Mi to zovemo “živeti sa standardima”, jer kompanija mora neko vreme da funkcioniše po novim pravilima kako bi proverila da li sistem zaista radi. Ako su izlazni rezultati zadovoljavajući, kažemo da je kompanija spremna za sertifikaciju. Samu sertifikaciju realizuje nezavisno sertifkaciono telo koje, ako potvrdi usaglašenost sa zahtevima ISO standarda, izdaje kompaniji ISO sertifikat. Ceo proces pripreme i sertifikacije može da traje od 3 meseca pa i preko 2-3 godine u zavisnosti od kompleksnosti kompanije.

Na koji način standardizacija menja način na koji timovi rade, komuniciraju ili donose odluke?

Ivana: Da bi se poslovna aktivnost realizovala, bilo da je to razvoj softvera, održavanje sistema ili neka druga aktivnost, često je neophodna uključenost više različitih timova. Standardi nam obezbeđuju da način na koji timovi rade bude usaglašen, odnosno da svi timovi rade na isti način, uz  jasno definisanu neophodnu komunikaciju među sobom. Tako dobijamo najbolji krajnji rezultat, a to je zadovoljan klijent.

Koliko su danas standardi neophodni u eri digitalizacije i agilnog poslovanja?

Ivana: Mislim da se njihova primena ne dovodi u pitanje. S obzirom na to da prate tehnološki razvoj, uvek će biti neophodni jer je njihova svrha da dodatno pomognu kompanijama da urede svoje poslovanje. Svaka nova verzija standarda prati trendove na tržištu, tako da će vremenom zahtevi postati fokusirani na digitalizaciju i agilni pristup. Najbolji primer za to kako standardi prate digitalizaciju je ASEE kompanija, gde smo prednosti naših digitalnih sistema iskoristili za upravljanje ISO standardima.

Da li su vas poslovni standardi nesvesno “disciplinovali” i u privatnom životu?

Ivana: Sigurno da jesu i to je svakako bilo neizbežno. Kada uđete u svet standarda, ceo vaš koncept razmišljanja i ponašanja se promeni i polako prilagodi nekim pravilima. Neizbežno je da se to odrazi i na privatni život. Česte su situacije kada uhvatim sebe da određene aktivnosti iz privatnog života realizujem, kao da radim po proceduri. Nisam sigurna da se to mojoj porodici uvek sviđa, ali su navikli.

Prvo što naučite kada radite sa standarima su četiri koraka na kojima se oni zasnivaju: Plan, Do, Check, Act. To su koraci koje je lako primeniti i u privatnom životu i koji su osnova za većinu privatnih aktivnosti kao što su putovanja sa porodicom, organizovanje dečijih rođendana… Takođe, način slaganja i čuvanja dokumenata je nešto što sam preuzela iz poslovnog sveta, sve je lepo razvrstano i obeleženo po fajlovima i registratorima. Mojim prijateljima je to jako zanimljivo.

Koji savet biste dali nekome ko tek ulazi u svet kvaliteta i standardizacije?

Ivana: Rad u oblasti standardizacije ima svoje izazove – ali i mnogo prednosti. S jedne strane, uključeni ste u sve ključne procese u kompaniji, analizirate ih i unapređujete. S druge strane, tu je i administracija, koja nije uvek najzabavniji deo posla. Jednostavno rečeno, da biste se bavili standardima morate da naučite da živite sa njima, da volite pravila i uređeno okruženje. Jer važno je da ono što radimo volimo i u tome uživamo, samo tako ćemo postići najbolji rezultat i biti poslovno ispunjeni.