Pitali smo domaće IT kompanije kada planiraju povratak u kancelarije

Remote rad, povratak u kancelariju ili kombinacija prethodne dve opcije sada kada se zdravstvena situacija dovoljno stabilizovala da uz mere predostrožnosti možemo da živimo koliko-toliko normalno?

Zavisi koga pitate, ali većina kompanija svojim zaposlenima dozvoljava rad iz kancelarije – naravno, pod određenim uslovima.

Kako to izgleda u praksi i kada se očekuje konačni povratak u kancelarije (ako je on uopšte i opcija), naši sagovornici nam otkrivaju u nastavku teksta.

U kancelariju smo se vratili još u junu, ali u office optional formatu na neodređeno. Trenutno oko 20% ljudi redovno radi iz kancelarije, dok su ostali remote, a mi smo faktički postali remote firma sa kancelarijom – ako neko želi da radi odatle.

U startu smo postavili očekivanje da kancelarija može primiti do 50 ljudi. Uveli smo mere zaštite kako se virus ne bi širio, pa je i sam UX ulaska u kancelariju u startu bio malo naporniji. Time smo obezbedili da se ljudi osećaju komforno na svom radnom mestu.

Mnogi su iskoristili office optional da rade sa mora, planina, iz sela, a u kancelariju trenutno dolazi do 15 ljudi, ali se broj “povratnika” polako povećava kako vreme odmiče.

Planiramo da se vratimo u narednih mesec dana. Još uvek nemamo tačan datum jer smo paralelno organizovali i selidbu u nov prostor koji je dodatno pomerio datum povratka. Sada još više jedva čekamo da se vratimo 🙂

Mi smo, inače, imali jednu seriju povratka u trajanju od dve nedelje koja se desila u junu kada smo procenili da je situacija relativno bezbedna. Tada smo se vraćali u smenama, isključivo na inicijativu ili urgentnost koju su iskazali zaposleni. Dakle, oni su sami mogli da biraju da li i kada žele da se vrate. Maksimalan broj zaposlenih u grupi je odredila površina radnog prostora – mi smo računali da je svakom zaposlenom potrebno minimum 10m2.

Pored toga, aktivno pratimo celokupnu COVID-19 situaciju i mere koje su zvanično propisane. Bezbednost zaposlenih nam je definitivno na prvom mestu i sve što budemo implementirali će biti u skladu sa merama bezbednosti.

Prilikom planiranja povratka zaposlenih u kancelarije, precizno i detaljno smo osmislili način rada koji bi obezbedio zaposlenima optimalne uslove rada, tj. siguran i bezbedan povratak na rad iz kancelarija, ali i mogućnost rada od kuće u zavisnosti od potreba posla koji zaposleni obavljaju.

S obzirom na to da nam je bezbednost zaposlenih prioritet, u kompaniju su uvedena nova pravila ponašanja i obezbeđena zaštitna oprema kako bi se rizik smanjio na minimum. Raspored dolaska zaposlenih je bio određen i planiran u zavisnosti od specifičnih zahteva radnog mesta za svaku organizacionu jedinicu, a prostrane kancelarije sa prirodnom ventilacijom su omogućile da prvi uslov za povratak bude ispunjen (da svaki zaposleni ima dovoljno prostora i rastojanja od drugih kolega). Naravno, situacija sa pandemijom i stanjem u zemlji se prati konstantno i u odnosu na to se pravovremeno donose odluke o daljem načinu rada.

Zvanično smo i dalje na radu od kuće. Tokom adaptacije na remote rad smo se zaista trudil da ljudima što više olakšamo ovaj način funkcionisanja, što kroz obezbeđivanje svega potrebnog da njihov radni prostor u kućnim uslovima bude nalik kancelarijskim uslovima, što kroz različite inicijative i nove ili adaptirane formate dešavanja sa ciljem da održimo duh zajednice. I reklo bi se da smo uspeli.

Kada govorimo o povratku tu ne postoji fiksan datum. Za nekoga se remote model ispostavio kao idealan, dok drugima ipak nedostaje dolazak u kancelariju i uživo kontakt sa kolegama i koleginicama. Pratimo situaciju “na terenu”, osluškujemo zvanične preporuke, ali i potrebe kolega. S tim u vezi, za sada smo otvorili mogućnost da oni koji žele, mogu da dolaze u kancelariju uz prethodnu najavu, kako bi sve bilo spremno da se osećaju bezbedno na radnom mestu. Ovaj dualni princip funkcionisanja se za sad ispostavio kao dobar, tako da će ova sloboda izbora biti ostavljena i u narednom periodu.

Nismo se svi vratili u kancelariju, ali su one otvorene od maja za one zaposlene koji žele da rade odatle i kojima tako više odgovora. Oni mogu da dolaze svake druge nedelje, i rade u bezbednom radnom prostoru uz poštovanje svih epidemioloških mera i preporuka.

Kapaciteti broja ljudi i dalja dinamika zavisiće od dalje epidemiološke situacije i zdravstvenih i sigurnosnih standarda. Zaposlenima se i dalje preporučuje rad od kuće, dok oni koji spadaju u rizične grupe, ili imaju članove porodica koji su u povećanom riziku, treba da rade od kuće do daljnjeg. Zbog toga uslove za povratak razmatramo na nedeljnom nivou i delujemo u skladu sa njima. Dugoročno gledano, sigurno ćemo se nadovezati na ono što smo naučili tokom prethodnog perioda da bismo se što bolje prilagodili novoj normalnosti.

Doneli smo odluku da otvorimo kancelariju još u junu za sve zaposlene kojima je bilo potrebno da koriste TD prostor za efikasniji rad. Istovremeno smo obezbedili da svi članovi tima, koji zbog lične sigurnosti ili porodičnih obaveza žele da nastave rad od kuće, dobiju sve neophodne uslove da tako i urade.

Taktiku smo menjali od meseca do meseca. Duže vreme smo držali tim podeljen u dve grupe koje su naizmenično dolazile. Nedavno smo odlučili da se fokusiramo na to da svi mogu da dođu kada hoće, ali da pratimo broj ljudi u prostoru i da fleksibilno koristimo raspoložive dodatne resurse Kalemegdan Biznis centra. Cilj nam je da svima obezbedimo uslove za neometani rad sa bilo koje tačke koju odaberu, a da kancelariju pretvaramo u hub za sastanke i kolaborativne obaveze.

Na pitanje kada se svi vraćamo u kancelariju ne možemo da odgovorimo dovoljno precizno u ovom trenutku, jer prosto ne osećamo da je moguće doneti dobru odluku za sve, ili odluku koja svima odgovara.

Naša zvanična odluka u vezi sa povratkom u kancelarije, kako u Švajcarskoj, tako i u Srbiji jeste da smo fleksibilni i da sve zavisi od lične odluke zaposlenog. Naše kancelarije su otvorene za sve kolege koje se osećaju komforno da rade iz njih, uz obavezno poštovanje mera bezbednosti. Kolege koje su se opredelile za rad od kuće imaju na raspolaganju svu opremu za nesmetan rad.

S obzirom na to da nam je zdravlje i bezbednost kolega na prvom mestu, obezbedili smo sve preventivne mere zaštite u našim kancelarijama u Beogradu i Kruševcu. Kolege koje biraju da dolaze u kancelariju, popunjavaju nedeljnu tabelu dolazaka, i na taj način su svi unapred upoznati sa rasporedom i popunjenošću. Kapacitet prostora koji trenutno koristimo od oko 500m2, omogućava nam da budemo na bezbednoj udaljenosti čak i ako bismo svi došli u kancelariju istovremeno. Redovno pratimo situaciju sa COVID-19 i shodno daljem razvoju događaja ćemo donositi eventualno nove odluke.