Posao Office Manager-a u IT- ju: Koji je njihov glavni zadatak?

Dobar Office Manager je kao hobotnica: u svakom pipku drži neku kompanijsku potrebu – od finansija do HR-a

Office Management je zaista dosadan posao ili nas to varaju naše predrasude? Sudeći po tome koliko ova pozicija može doprineti efikasnom poslovanju jedne kompanije, nema mesta skeptičnosti o njenom značaju.

Budite iskreni, kada vam neko spomene Office Management prva asocijacija vam i nije neki uzbudljiv i dinamičan posao, zar ne? Pre nešto što ima veze sa administracijom, nego zadacima koji doprinose razvoju biznisa jedne kompanije.

To je, sa druge strane, sasvim logično: preteče Office menadžera su sekretari – što kod nas, uglavnom, ne asocira na visok nivo poslovnih izazova. Međutim, vremena se, na svu sreću, menjaju pa tako i opis posla, pa ovi profesionalci danas, mogu, ali i ne moraju imati mnogo veze sa birokratijom.

Ova pozicija dodatno se unapredila u okviru IT industrije, a o tome kako pristupiti organizaciji ovog radnog mesta ukoliko želite da profesionalac na ovoj poziciji direktno radi u korist efikasnosti kompanije, pročitajte u nastavku teksta u kom razgovaramo sa Milenkom Radonićem, Regional Facilities Manager-om za Istočnu Evropu u kompaniji GoDaddy koji je, pre toga, u okviru ove kompanije radio na poziciji Office Manager-a.

Šta radi Office Manager u IT-ju?

„Konceptualno, Office Management se razlikuje od kompanije do kompanije i od industrije do industrije“, započinje razgovor Milenko. Ipak, jedan lajt motiv ponavlja se kod manje-više svih: „Ovaj posao često se dovodi u konotaciju sa monotonim kancelarijskim poslom, prvenstveno mislivši na administraciju, što danas nije ni približno tako“, objašnjava on.

To u praksi znači da se ova rola prilagođava različitim tipovima i potrebama kompanije. Kod nekih je najbliža HR-u, kod drugih finansijama, ali postoji zajednička nit karakteristična za sve, a koju Milenko posebno ističe – operacije. I to, dodaje on, u najširem mogućem smislu – od operativnog funkcionisanja kancelarije do pružanje infrastrukture u pogledu prostora, administracije, opreme, pa čak i organizacije događaja, oblasti interne komunikacije, finansija i ljudskih resursa.

To, naravno, nije samo stvar kompanije, mnogo ima i do osobe koja obavlja ovu funkciju, ističe naš sagovornik. „Svaki Office Manager dodatno modifikuje i formira ovu poziciju u skladu sa svojom jačom stranom. Recimo, moj background je pretežno vezan za finansije, tako je verovatno i ova pozicija pretežno nagnula ka toj strani. Slično tome, očekujem da svako drugi doprinese ovoj poziciji kroz svoj lični pečat, što je upravo i čar ove pozicije“, objašnjava on i dodaje:

U mom slučaju, ova pozicija je, između ostalog, podrazumevala i rad sa svim dobavljačima radi sprovođenja nabavki za kancelariju („od igle do lokomotive“), administrativni deo (sklapanje i koordinacija ugovora, sklapanje poslovnih odluka), budžetiranje troškova, analiza troškova, koordinacija kancelarije u operativnom smislu, organizacija korporativnih internih i podrška eksternim događajima, IT podrška i koordinacija sa IT službom, održavanje objekta i naravno velika grupa tzv. ad hoc aktivnosti (u šta spadaju i različiti zahtevi zaposlenih ili drugih stejkholdera).

Na ovoj poziciji ne žonglirate sa dve, već sa osam loptica

Međutim, uprkos tome što svako može ostaviti lični pečat u okviru ove pozicije, postoji nekoliko karakteristika koje krase svakog dobrog profesionalca na ovoj poziciji. Jedna od njih je da je on/ona jack of all trades. „Office Manager se, dakle, može poistovetiti sa hobotnicom koja džonglira ne sa tri loptice, već vrlo često mora da uposli svih osam pipaka i da u svakom trenutku zna da izbaci jednu lopticu pre druge u zavisnosti od situacije“, objašnjava Milenko:

Kada radite na ovoj poziciji nijedan dan vam nije isti. Vi ga, doduše, možete savršeno isplanirati, ali će uvek će biti makar jedna hitna stvar koja zahteva da plan bude fleksibilan. Svakako, krajnji cilj treba da uvek bude vodilja i to treba imati na umu jer će, u suprotnom, svi zahtevi raditi protiv vas, a krajnji cilj i aktivnosti koje doprinose tom cilju će biti stavljene na poslednje mesto.

Druga dimenzija, pak, podrazumeva da ste vi tu za sve ljude, objašnjava naš sagovornik. „Kada kažem ljude, mislim na zaposlene, partnere, dobavljače, zakupodavce, banku, državu i sve ostale (dakle, sve!). Fokus zahteva veliku disciplinu, pa čak i da najavite svim stejkholderima vaš raspored kako biste mogli efikasnije da rešite njihove zahteve“, navodi on.

Već smo spomenuli da aktivnosti ove pozicije zavise od kompanije, industrije, ali i sredine u kojoj poslujete, ali ako radite na ovoj poziciji u oblast IT-ja, vaša glavna karakteristika mora biti fleksibilnost, i to u smislu prilagođavanja situaciji, fleksibilnost u smislu učenja i fleksibilnost u smislu konstantnog menjanja prioritet, dodaje Radonić.

Pored toga, da biste bili uspešni u ovoj oblasti u okviru tehnološke industrije, morate posedovati i sposobnost dugoročne percepcije i posmatranje stvari tri koraka unapred. „Ovo je, pored organizacionih veština, izrazito bitno kako bi uspeli da postignete sve aktivnosti – planiranje, priprema aktivnosti unapred i realizacija kada za to dođe vreme“, objašnjava nam on:

Naravno, komunikacione veštine i način na koji pristupate različitim tipovima ljudi je veoma bitan, kao što je i prioretizacija, što je, naravno, mnogo lakše reći nego uraditi. Tu je i snalažljivost kao dodatna osobina koja vam pomaže da optimizujete procese i rešite neki problem na kreativan način.

Međutim, ako uzmemo da hobotnica ima osam pipaka, onda bih savršenog Office Manager-a predstavio kroz sledeće tačke: fleksibilnost, samoinicijativa, sposobnost dugoročne percepcije i sagledavanja, komunikacione veštine, snalažljivost, organizacija, prioretizacija i tehnička znanja.

Kako da se izborite sa predrasudama koje prate ovu poziciju? Promenite joj naziv!

Ipak, uprkos svim gorenavedenim sposobnostima, veštinama i talentima koje ovaj profesionalac mora da poseduje, predrasude o ovakvoj vrsti posla u okviru IT industrije i dalje postoje – ali polako izumiru. Milenko dodaje:

Ako se nekad ovaj posao vezivao za posao sekretara, koji je prvenstveno obavljao administrativne poslove, danas on predstavlja „Sekretara na steroidima“, a jedan od načina na koji su kompanije počele da se bore da doprinos ove pozicije ostane upamćena jeste upravo kroz izmenu naziva pozicije. Tako danas imamo Experience Manager pozicije, Employee Happiness Officer, Workplace Manager ali i druge nazive koji malo drugačije predstavljaju ovu poziciju.

Dodavanju ulja na vatru što se tiče predrasuda doprinosi i već pomenuta razuđenost posla pa, ukoliko na nivou firme želite da napredujete na tom polju, veoma je bitno da definisanju posla i ciljevima vašeg Office menadžera pristupite strukturisano i da ih jasno definišete.

Za početak, otkriva Milenko, najvažnije je definisati ključne stejkholdere. „Ukoliko je u modernom poslu najbitniji subjekt odn. korisnik određenog proizvoda ili usluge, onda je bitno postaviti pitanje ko je korisnik Office Management-a i ostalih funkcija podrške. Iz te perspektive, reklo bi se zaposleni i upravo njih treba tretirati kao klijente“, objašnjava on dodajući:

Premisa „korisnik je uvek u pravu“ važi i u ovoj oblasti. Međutim, ono što je otežavajuća okolnost je što se ciljevi ove funkcije najčešće postavljaju na osnovu zahteva korisnika, ali i opštih zahteva biznisa, koji je često prioritet broj jedan. Samim tim, da bi ostali fokusirani, ova pozicija zahteva da naučite verovatno jednu od najvećih veština poslovnog sveta, ali i veliku životnu veštinu – da kažete „ne“. Niko sa druge strane ne voli da čuje ovu reč, ali je ona ključna kako bi ciljevi bili ostvareni uz fokusiranost na rezultate.

Sa druge strane, nastavlja naš sagovornik, kada govorimo o prioritetima i ciljevima, neophodno je da oni budu merljivi, vremenski vezani i konkretni – nešto najpribližnije SMART metodologiji postavljanja ciljeva. „Naravno, to je održivo uz podršku odgovarajućih menadžment metodologija za upravljanje ciljevima (MBO i OKR su jedni od popularnijih, ali i najkorišćenijih metoda u okviru IT industrije).

Međutim, čak i pored toga, koliko god precizno postavili ciljeve, gotovo je nemoguće da vam se u određenom vremenskom roku ne promene prioriteti, a neki od zacrtanih ciljeva okrenu za 180 stepeni, što se upravo vezuje za fleksibilnost kao koncept modernog Office Manager-a, ističe naš sagovornik:

IT industrija zahteva visok nivo fleksibilnosti – jedan tim može raditi „remote“, drugi tim može imati fleksibilno radno vreme, a treći čak raditi u tri smene, što zahteva da ste prilagodljivi svim grupama. Sa te strane, efikanost se može meriti na različite načine, npr. kroz brzinu rešavanja.

Naravno, u zavisnosti od faze u kojoj se kompanija nalazi, i pomenuta efikasnost se može meriti različito. U ranim fazama rasta, gde su resursi poprilično ograničeni, fokus je prvenstveno na postizanju rezultata uz što manje uloženih resursa, što je često limitirano vremenom. Sa druge strane, u zrelim fazama, efikasnost se prvenstveno okreće ka brzini rešavanja problema, gde najmanji utrošak resursa često nije najbitniji, već postizanje visokog kvaliteta uz što kraće vreme.

I ne, ovo nije samo ulazna pozicija u kompaniju

Koji zaključak iz svega ovoga možemo izvući? Pa, biti Office Manager je mnogo kompleksnije nego što isprva izgleda. I mnogo značajnije – ne samo kao odlična ulazna pozicija u neku kompaniju, saglasan je Milenko:

Ova pozicija zaista može pružiti za veoma kratko vreme celokupan uvid u poslovanje kompanije, budući da ste u dodiru sa skoro svakim aspektom operativnog poslovanja. Budući da je Office Manager često „One-Man-Show“, ovakve pozicije su limitirane, pa samim tim za svakoga ko nije programerovo može biti ulaz u IT industriju. Međutim, ukoliko posmatramo iz drugog ugla, ne bih mogao da kažem da je ovo pozicija u većim kompanijama za koju možete aplicirati bez iskustva, zbog kompleksnosti posla.

I još jedna bitna stvar, iako je na nivou kompanije zaista važno strukturisano pristupiti ovoj poziciji, nije zgoreg još jednom pomenuti da će ona u velikoj meri zavisiti od vaše samoinicijative. „Samoinicijativa će na prvom mestu pokazati da ste voljni da rešite problem što dodatno motiviše sve u vašem okruženju, a rešavanje problema ujedno predstavlja i srž u menadžment razmišljanju“, ističe Milenko na kraju razgovora:

Ukoliko ste samoinicijativno krenuli da inicirate promene i rešavate probleme, reputacija ove pozicije će svakako rasti. U suprotnom, možete doći do kontra percepcije, ali i do monotonije posla – gde ćete verovatno biti čista operativna podrška, bez slobode. U tom slučaju, ova pozicija se konceptualno vraća u istoriju i nazaduje.

I na kraju, ukoliko bismo rekli da je Office Management krucijalan za svaku kompaniju, zvučalo bi verovatno kliše. Međutim, zaključuje naš sagovornik, ukoliko se stavimo u drugu perspektivu i posmatramo ovu poziciju kao hobotnicu koja ima dodatnu ulogu integratora ljudi i procesa, onda se možemo složiti da je ova pozicija zaista relevantna i ima veliku perspektivu za razvoj.


Ostavi komentar

  1. Petar Mitrovic

    Petar Mitrovic

    8. 2. 2020. u 10:28 Odgovori

    Bravo Mile! Imao sam tu priviliegiju da saradjujem sa Milenkom u njegovoj prethodnoj firmi i imam samo reci hvale 🙂 Odlican intervju.

    Pozdrav od marketara 😉
    P

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

E-commerce

Mesec dana kasnije i dalje ne znamo gde su naši Aliexpress paketi – ali barem imamo neke odgovore

Enigma zvana AliExpress poštarina za Srbiju, podelila je mišljenja mnogih kupaca, organizacija i svih ostalih koji se za ovu temu zanimaju. Iako je razloga za astronomsko poskupljenje poštarine mnogo, neki odgovornost prebacuju na Poštu, drugi na avio prevoz i kineske trgovce, ali se ipak čini da je istina 'negde tamo'. Mi smo na osnovu svih dosadašnjih podataka pokušali da rešimo misteriju.

Startapi i poslovanje

Najavljene nove mere za pomoć privredi – država plaća 60% minimalca i odlaže plaćanje poreza i doprinosa

Preduzetnici i zaposleni u mikro, malim i srednjim preduzećima u julu i avgustu dobiće dodatnu ekonomsku pomoć države usled krize izazvane epidemijom korona virusa - plaćanje 60% od minimalca u julu i avgustu, odlaganje plaćanja poreza i doprinosa za mesec dana, a najavljen je i novi projekat 'Moja prva plata'.

Office Talks Podcast

Gde su naši AliExpress paketi?

Šestu epizodu Netokracijinog Office Talks podcasta obeležio je razgovor o trenutnim dešavanjima sa astronomskim poskupljenjem poštarine sa sajta AliExpress. Mi smo pokušali da analiziramo šta je tačno dovelo do ovog problema koji je u velikoj meri pogodio sve one koji kupuju sa ove poznate online prodavnice.

Propustili ste

Startapi i poslovanje

Niški ServerBytes omogućava brži i jeftiniji ‘game development’ studijima širom sveta

Filip i Dejan još kao studenti radili su na razvoju mobilnih igara. Nakon mnogo potrošenih sati na korišćenje raznih alata i servisa koji su im pomagali u tom procesu, shvatili su da ne postoji rešenje koje nudi multiplejer, 'chat', 'cloud storage' i druge funkcionalnosti. Tako je nastao njihov proizvod - ServerBytes.

Kultura 2.0

I klijenti su ljudi, što lako zaboraviš kad te od njihovih zahteva zaboli glava

Tekst pred vama predstavlja ilustraciju dinamike tima agencije Flexis, koja se zasniva na jednostavnoj istini: mi odgovore nalazimo u miksu ideja, stavova i različitih perspektiva 'account' i dizajn tima, svesni da jedni bez drugih ne možemo. A i ne želimo.

Karijere

Do 30% domaćih frilensera traži sigurnost stalnog posla jer frilensing na globalu pokazuje znake recesije

Šta čeka srpske frilensere u narednom periodu i kako će izgledati budućnost frilensinga na domaćem tržištu?

Kultura 2.0

Serbia Business Run nastavlja sa aktivnim tim bildingom u kojem zbližava kolege – ovaj put kroz ‘online’ trku

Peto izdanje Serbia Business Run, serije poslovnih trka i najveći sportsko-kompanijski događaj u Srbiji, održaće se u septembru 2020. godine - ovoga puta 'online'. Kako izgleda trka u ovom potpuno drugačijem formatu, otkriva nam direktor ove organizacije.

Društvene mreže

Ima li oglašavanja van Facebook platformi?

Možda ste primetili kako pojedini brendovi nisu bili prisutni na vašem Instagram i Facebook feedu tokom jula. To me je navelo na razmišljanje, a šta da se sutra probudimo i da Facebook i Instagram ne postoje, šta onda?

Office Talks Podcast

Kako je KK Crvena Zvezda osvojila Evropu najboljom marketing strategijom

Košarkaška Evroliga nije se zasnivala samo na utakmicama u sportskim halama, već i na jednom sasvim drugačijem terenu - u pitanju je digitalni marketing u sportu.