Online 'onboarding' kandidata u IT-ju nastavlja se i nakon vanrednog stanja

Vanrednom stanju je možda kraj, ali domaće IT kompanije regrutovanje i ‘onboarding’ nastavljaju online

Kompanija Just Raspberry u toku vanrednog stanja zaposlila je troje novih kolega, BlueGrid petoro, a kompanija LearnUpon njih sedmoro. I, što je još bitnije, traženje novih kandidata se nastavlja, ali se njihov 'onboarding' sada sprovodi 'online'. Kako taj proces tačno izgleda analiziramo u nastavku teksta.

Iako je veliki broj kompanija na domaćem IT tržištu neposredno nakon uvođenja vanrednog stanja usporio ili potpuno zaustavio proces zapošljavanja (pogotovo u outsource-u), nakon nekoliko nedelja za veliki broj njih proces se manje-više normalizovao.

Regrutacija novih zaposlenih se nastavila tokom rada od kuće, a novopridošle kolege upoznavale su članove svog novog tima online – što je zakomplikovao procese HR administracije, zaduživanje opreme, potpisivanje ugovora i onboarding proces.

Kako veliki broj kompanija nastavlja da radi remote, sa sagovornicama iz kompanija koje su nastavile da zapošljavaju razgovaramo o tome kako izgleda proces online onboarding-a novih zaposlenih. One su za Netokraciju, između ostalog, otkrile i izazove sa kojim se suočavaju na tom putu i postoji li recept za to kako da se nove kolege što lakše priviknu na novi posao, projekte i članove tima. U nastavku predstavljamo njihova iskustva.

Onboarding proces ‘na daljinu’ zahteva dodatne korake – i razumevanje

Regularni onboarding novozaposlenih, objašnjava Ivana Đokić, HR Manager u kompaniji BlueGrid, uključuje upoznavanje sa internim procedurama, sa timom i članovima drugih timova i inicijalni trening (uz obavezan shadowing period tokom kog nove kolege „prate“ neke kolege) – i to se nije izmenilo ni u vanrednim okolnostima.

Ipak, kako dodaje naša sagovornica, uigranost i spontanost pri integrisanju novih članova se u prethodnom periodu našla na testu a svi su, hteli-ne hteli, morali da se prilagode novim procesima:

Uvedeni su dnevni 1-na-1 video pozivi, dnevni timski sastanci, napisana je nova dokumentacija, uvedeni novi alati, a pored tri ključne osobe za onboarding (tim lider, HR tima i buddy/mentor), dodatno su se angažovali i ostali članovi tima.

Time smo postigli da nove kolege retko budu same i da su uvek na nekom od poziva, pa makar ćutali sat vremena dok svako radi na svom zadatku. Ideja je bila da novozaposleni ne luta previše i bude u mogućnosti da odmah pita ako naiđe na neki bloker. Na neki način, pokušali smo da simuliramo kancelarijske procese i atmosferu.

Osim toga, ono što se definitivno izmenilo u inicijalnim fazama onboarding procesa jeste organizacija papirologije i obezbeđivanje/dostavljanje opreme za rad, koji sada zahteva dodatnu koordinaciju i sigurnosne procedure, navodi Ivana Josipović, Senior People Operations Specialist u kompaniji LearnUpon:

U regularnim okolnostima, nova osoba bi došla direktno u kancelariju prvog radnog dana gde je sve spremno za nju/njega, a prvi kontakt sa kolegama (ne računajući intervju) bio bi zapravo druženje, tj. vreme predviđeno za zajednički doručak i kafu.

Toj osobi bi se zatim dodelio mentor, koji im je glavna „go-to“ osoba i neko ko je (uglavnom) na sličnoj poziciji na koju su oni došli. Zatim bi usledilo upoznavanje sa članovima svog i drugih timova, a uporedo sa tim nove kolege se automatski uključuju i u različite kurseve koji su vezani za upoznavanje našeg proizvoda, kao i različitih procesa u kompaniji.

Nakon ovakve dve nedelje, kreće klasičan trening deo koji dalje koordiniraju menadžer i mentor novog kolege.

Onboarding proces, dodaje naša sagovornica, i dalje izgleda ovako u pogledu sadržaja, uključuje iste ljude kao i ranije, ali sada zahteva poneki dodatni korak, kao i više vremena koje se provodi u komunikaciji kako bi se otklonili mogući nesporazumi i da bi se dostiglo to kulturno razumevanje koje se u kancelariji organski brže dešava.

Autentičnost jedne kompanije teško je dočarati video pozivom

Dakle, uprkos tome što online proces uvođenja novih zaposlenih u posao izgleda gotovo identično kao i ranije, ne znači da nije bilo nepredviđenih situacija koje moraju da se prevazilaze u hodu, što potvrđuju i naše sagovornice. Dušica objašnjava:

U odnosu na standardni proces smo se trudili da ubrzamo sve korake, kako bismo olakšali kandidatima, pa smo često prilikom jednog intervjua obavljali i HR i tehnički intervju. U toku vanrednog stanja smo obavili više od 30 razgovora i pronašli kandidate koji se najbolje uklapaju u tim, a par oglasa nam je i dalje aktivno, tako da nastavljamo da radimo punom parom.

Dalje potrage za kandidatima i onboarding procesi, dodaje Ivana iz LearnUpon-a, čekaju i kompaniju u kojoj radi, a objašnjava nam i kako se tačno sve to odvija u datim okolnostima:

Inicijalni poziv sa nama iz HR tima je prema preferenciji kandidata organizovan telefonski ili online, a nakon toga se tehnički razgovor obavlja preko Zoom-a. Jedina izmena je što smo u tom delu ranije imali jedan manji deo koji je podrazumevao papir i olovku, a sada smo to izbacili.

Takođe, za inženjerske pozicije imamo i praktični deo intervjua, koji je do sada podrazumevao da kandidati dođu kod nas na dva sata da odrade zadatak na računaru – što je lepa prilika da kandidati provedu malo vremena u našem okruženju i osete energiju tima. Sada im zadatak šaljemo da odrade od kuće.

Ivana iz BlueGrid-a napominje i da je upravo zato u ovakvim okolnostima važno da se kandidati već u završnoj fazi selekcije upoznaju sa timom.“Pored podudaranja u očekivanjima, uspešnost jedne saradnje određuje i kako se ophodimo jedni prema drugima i zato je kandidatima važno da vizualizuju gde dolaze, kako će provoditi svoje radno vreme i ko su ljudi sa kojima će dalje graditi svoju karijeru, a na nama je da ta slika bude kristalno jasna, bez filtera i editovanja. Tu smo se našli pred malim izazovom jer to nije lako prikazati video pozivom“, objašnjava ona.

Izazovi se prevazilaze otvorenom komunikacijom – kao i u regularnim okolnostima

Ma koliko da su se svi akteri zaduženi za uhodavanje novih kolega trudili da predvide sve potencijalne izazove, među svim akterima u onboarding procesu postoji neka vrsta nesigurnosti koja nije tipična u regularnim okolnostima. Dušica objašnjava:

Bila su prisutna pitanja da li će sve proći kako treba, da li možda još na neki način možemo da olakšamo novozaposlenima. Ono što smo uočili jeste da postoji neka vrsta bojaznosti kod novozaposlenih da li će se pokazati u najboljem svetlu zbog specifične situacije, ali bih i naglasila da su se do sada svi pokazali kao sjajan izbor.

Osim toga, kako podseća njena koleginica Ivana iz BlueGrid-a, kada već govorimo o izazovima, treba podsetiti i da je HR-ovima bilo izazovno i da dostave potrebnu dokumentaciju i opremu za rad na vreme – jer su u tome umnogome zavisili od eksternih pružaoca usluga. „Srećom, kurirske službe su bile zaista od velike pomoći i to je proteklo zaista dobro“, navodi ona.

Drugi izazov, koji ističe naša sagovornica iz BlueGrid-a, bilo je upoznavanje novih kolega sa timom, internim procedurama i uobičajenom životu u kompaniji. „Čitav ovaj proces je zahtevao više pažnje ka novozaposlenoj osobi i definitivno nije isto biti u kancelariji i imati seriju video poziva. Naši tim lideri ističu da taj prvi kontakt i uspostavljanja neke vrste bliskosti je definitivno teže ostvariti kada je neko remote, ali da je itekako moguć“, objašnjava ona.

I zaista, „ta neposrednost komunikacije i energija u kancelariji nešto je što čini da se nove kolege brzo osete kao pravi deo tima i da su sa nama mnogo duže nego što zaista jesu“, dodaje Ivana iz LearnUpon-a. „To je zaista teže izgraditi u virtuelnom okruženju, ali trudimo se da kroz učestalu komunikaciju to približimo onoj live verziji koliko god je moguće“, objašnjava naša sagovornica i dodaje:

Iz tog razloga, kod nas je svaki tim uspostavio svoj sistem neformalne dnevne komunikacije, tako da na primer, iako će jedan Scrum tim imati daily stand-up ili neke druge sastanke vezano za projekte, svakako će imati jutarnju ili popodnevnu pauzu za kafu koju koriste za ćaskanje i druženje – i to su prilike gde novozaposleni imaju šansu da ih bolje upoznaju i da se povežu. Inicijativa sa strane kompanije je bila samo da postoji neki vid kontinuirane neformalne timske komunikacije na dnevnom nivou, a na timovima je bilo da sami organizuju to na način koji njima najviše odgovara.

Dakle, kako i Dušica dodaje, najbolje sredstvo za prevazilaženje svih prepreka (i u vanrednim i u regularnim okolnostima) jesu što češći razgovor za novozaposlenima, kako bi oni stekli utisak da ste uvek tu za njih i za njihova pitanja:

U ovakvim uslovima su razgovori bili češći ali trudićemo se da istu dinamiku nastavimo i po povratku u kancelarije. Naravno, radićemo i evalucione razgovore sa novim kolegama u narednom periodu, tako da očekujemo povratnu informaciju o tome koliko smo bili uspešni prilikom online onboarding-a i koje su to stvari koje bismo mogli da popravimo. Te informacije su nam od posebnog značaja jer nam je cilj da usavršimo ne samo taj proces, već generalno i sve druge procese u kompaniji.

Kompanije, ne možete komunicirati previše – samo premalo

Iako veliki broj zaposlenih nestrpljivo iščekuje povratak u kancelarije, taktike firmi za vraćanje u nove normalne poslovne procese je drugačiji: Just Raspberry vraća se u kancelariju danas, BlueGrid očekuje povratak kroz mesec dana, dok u LearnUpon-u još uvek nisu definisali datum povratka u kancelariju.

Međutim, i po povratku u normalu, Dušica potvrđuje da će Just Raspberry nastaviti da sprovodi online selekciju kandidata, dok će se onboarding novoprimljenih kandidata vršiti po starom. Sličnu stvar, dodaje Ivana, očekuje i BlueGrid, koji takođe nastavlja online selekciju kandidata  – što će verovatno još neko vreme biti praksa velikog broja kompanija na tržištu.

Upravo zbog toga, kako dodaje Ivana iz Learn Upon-a, sve kompanije koje kreću da uvode kandidate u posao online treba da obrate pažnju na to da komunikacija u celom procesu bude jasna i otvorena i da mnogo češće uzimaju feedback nego u regularnim okolnostima:

U ovakvim procesima ne može da se komunicira previše, samo premalo. Ovo negde implicira i sledeću stvar: ne podrazumevati ništa. To što vaš novi kolega dolazi iz jake tech kompanije ne znači da je koristio Slack ili Jiru. To nas dovodi do teme alata: osigurajte se da imate sve alate potrebne za remote saradnju i brzu komunikaciju – ali i da je proces korišćenja tih alata standardizovan za sve.

Takođe, bilo bi jako korisno ukoliko to već nije slučaj, da centralizujete vašu „bazu znanja“ i da što više informacija budu na jednom mestu – od informacija o timovima i kako koji tim funkcioniše, ko ga čini, koje alate koriste, do toga kako funkcionišu različite HR procedure u kompaniji, kako se zahtevaju određene stvari i npr. preporuka za treninge.

Od velike pomoći je, kako dodaje Ivana iz BlueGrid-a, i da nove kolege ne bacate u vatru, već da postepeno prolaze kroz dizajniranu obuku i da imaju podršku na svakom koraku. Osim toga, dodaje naša sagovornica, svakodnevni timski sastanci, iako nekad deluju neproduktivno, su se pokazali dragocenim za novozaposlene jer su na taj način dosta učili, otklanjali sebi neke nejasnoće i dileme i gradili odnos sa drugima:

Naravno, važno je da ti sastanci budu dobro struktuirani kako se ne bi gubilo previše vremena, ali je podjednako bitno i naći se ljudima i pomoći, nekad samo i popričati i razmeniti karantinska iskustva jer ova situacija nikome nije lako pala. Koliko god da je ključno imati jasne procedure i definisana očekivanja, trudili smo se da razumemo različite potrebe ljudi i da ne pružamo prednost formi u odnosu na suštinu. Ovo se u vanrednim i remote okolnostima samo intenzivira.

Na kraju, kada bismo sve savete morali da svedemo na tri reči, to bi definitivno bili planiranje, priprema i povratna informacija, dodaje Dušica. „Bitno je kao i kod regularnog onboarding-a sve pripremiti na vreme, tako da kada novozaposleni počnu sa radom, sve bude spremno za njihov početak. Na taj način pokazujete novozaposlenima da ste kompanija koja brine i koja je spremno dočekala njihov dolazak“, objašnjava ona.

„Preporuka je takođe i konstantna komunikacija sa novozaposlenima kako bi se što lakše i brže integrisali u tim, a vi HR-ovi posebnu pažnju obratite na potrebe novozaposlenih“, ističe naša sagovornica. To će vam, zaključuje ona, obezbediti  da čitav proces online onboarding-a protekne bez problema.


Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Startapi i poslovanje

E-prime povećao proizvodnju električnih bicikala i proširio proizvodni pogon – sledi dalji izvoz u EU

Priču kompanije E-prime pratimo gotovo od samog početka njihovog poslovanja, od pre nešto više od dve godine kada smo prvu put uradili intervju o ovim e-biciklima. U međuvremenu, kompanija je znatno porasla, zaposlila nove ljude, proširila proizvodnju i počela da izvozi svoje proizvode, a to je bio dovoljan razlog da se sa osnivačima opet nađemo na kafi i popričamo o novitetima.

Gaming

Kako je RUR od lokalne ekipe iz igraonice postao uticajni regionalni gejming medij

Već dvadeset godina organizacija RUR bavi se popularizacijom video igara u Srbiji. Njeni osnivači u velikom intervjuu za Netokraciju otkrivaju kako je RUR postao jedna od najvažnijih esports baza u našoj zemlji i šta novo spremaju ljubiteljima gejminga.

Netokracija

Generacije razdvojene galaksijom

Tokom vikenda IT zajednicu zahvatila je vest da su pojedine kompanije povukle svoju podršku za realizaciju filma o prvom srpskom računaru Galaksija.

Propustili ste

Netokracija

Generacije razdvojene galaksijom

Tokom vikenda IT zajednicu zahvatila je vest da su pojedine kompanije povukle svoju podršku za realizaciju filma o prvom srpskom računaru Galaksija.

Startapi i poslovanje

Dev Shopper Lazara Stojkovića pomoći će vam da pronađete tim vrhunskih developera

Pandemija korona virusa bila je inicijalna kapisla Lazaru Stojkoviću da u svoj startap portfolio doda još jedan projekat pod nazivom 'Dev Shopper' - servis za brže nalaženje partnerske firme za softverske projekte.

Gaming

Državni fakulteti u Beogradu i Kragujevcu dobijaju gejming programe na master studijama

U okviru projekta Master 4.0 studenti master studija nekih od državnih fakulteta uskoro će moći da biraju dva nova programa koji će povezati svet tehnologije i svet umetnosti. Sredstva za realizaciju dobili su beogradski Univerzitet umetnosti u saradnji sa Matematičkim fakultetom i fakulteti Univerziteta u Kragujevcu, koji su nosioci programa.

Kolumna

Digitalizacija obrazovnog sektora je vreme u kome uče i studenti i profesori

Tokom avgusta i septembra celokupan nastavni i nenastavni kadar visokoškolskih ustanova u Srbiji imao je priliku da unapredi svoja znanja i veštine na polju online nastave - uz pomoć kompanije Microsoft i trening centra Semos Education.

Startapi i poslovanje

Novogradnja osvaja Beograd, a City Expert širi marketing tim kako bi odgovorio na potrebe industrije

Sa Igorom Jovićem iz beogradskog City Experta razgovaram o tržištu nekretnina u Srbiji u vreme globalne pandemije, novim projektima poput specijalizovanog oglašavanja za novogradnju, te razlozima zašto ovaj tim intenzivno širi svoj marketing sektor.

Novost

‘Freelance hours rate’ anketa: Frilenseri treba više da cene svoj rad

Ova anketa nastala je kao rezultat diskusije na drušvenim mrežama u vezi angažovanja frilensera po veoma niskim cenama, a nastoji da detaljnije približi stanje kada je reč o zaradi na tržištu slobodnog rada. Organizator ankete je srpski IT preduzetnik koji je želeo da ostane anoniman.