Loš ‘offboarding’ može imati veoma loše posledice po kompaniju – i zato ne otpisujte bivše zaposlene

Procesu offboardinga se često posvećuje znatno manje pažnje nego onboarding procesu, započinje razgovor Jelena Vorkapić (Employer Branding Specialist, Digitec Galaxus). Ipak, to ne bi trebalo da bude slučaj. Zašto? Zato što su ponekad ulozi poslodavaca u slučaju odlaska nekog zaposlenog mnogo veći: zaposleni bi u nekom trenutku mogao i da se vrati, a svoje utiske će svakako preneti svojim prijateljima iz industrije, možda i na nekoj platformi u kojoj IT-jevci dele svoja iskustva sa kompanijama.

“Offboarding je takođe i posebno emotivno stanje ljudi koji tada mogu da otvore dušu u HR-u jer veruju da će informacije koje pruže biti upotrebljene u namenjenu svrhu. Dobar sagovornik tada može da ispita potencijalno negativne emocije zaposlenih i na vreme zaključi da li je moguće poboljšanje njihovog iskustva”, objašnjava nam Jelena, a Ivana Radović (Talent & Brand Manager, Nul Tien) saglasna je sa tim mišljenjem:

Zaposleni koji odlaze su neretko otvoreniji kada govore o svom iskustvu pružajući pritom povratne informacije koje mogu biti od velike pomoći organizaciji da identifikuje gde ima prostora za dodatno poboljšanje. Takođe, imajući u vidu da brend poslodavca odražava sve segmente iskustva zaposlenih, uključujući i offboarding, jedna od prednosti dobrog iskustva tokom tog procesa za zaposlenog je pozitivniji stav prema organizaciji što dodatno ojačava interni ali i eksterni brend poslodavca.

Dobar offboarding koristi i poslodavcu i bivšem zaposlenom

Kako, dakle, treba organizovati dobar offboarding proces? To, objašnjava Ivana u nastavku razgovora, zavisi od dužine trajanja otkaznog roka, kada će početi i završiti se, koliko će kvalitetno biti sproveden. “Sam proces treba da ima određenu strukturu – počev od inicijalnih dogovora oko stop date-a, korišćenja odmora, administrativno-tehničkih aktivnosti, pa sve do konkretnih koraka vezanih za sprovođenje efikasnog handover-a što je korak koji u organizacijama često izostane”, objašnjava ona i dodaje:

Prema mom mišljenju, offboarding se sastoji iz dva ključna dela: administrativno-tehničkog (procesa razduživanja opreme, potpisivanje dokumentacije, ukidanje naloga, exit intervjua itd.) dok drugi deo čini definisanje handover plana (upućivanje u status projekata, dokumentovanje ključnih aktivnosti i procesa, knowledge transfer, detaljnije upućivanje u odgovornosti i zaduženja posla koji se predaje na tzv “naslednika” pozicije).

Naravno, jedan od važnih koraka, koji nam može mnogo koristiti u daljem radu na people retention strategiji, jeste i dobro organizovan exit intervju. Primer loše prakse može biti ukoliko se exit intervju isključivo svodi na puko prikupljanje podataka i izveštavanje gde se dalje ništa konkretno ne radi sa tim podacima. Sa druge strane, dobro struktuiran exit intervju sadrži pitanja koja imaju konkretnu svrhu kako bismo prikupljene podatke mogli kasnije da koristimo za rad na optimizaciji i unapređenju organizacionih procesa.

Ukratko, dodaje ona, loše prakse se najbrže uoče kada poslodavac zanemaruje zaposlenog jer ga je već otpisao i ne ulaže ni trud ni vreme u njegov offboarding proces. “Takvim zanemarivanjem i nerazumevanjem važnosti tog procesa često dolazi do situacija gde zaposleni odlazi iz kompanije ljut ili razočaran što dalje rezultira nizom negativnih posledica po organizaciju“, navodi Ivana.

Upravo zbog toga u ceo proces organizovanja offboarding-a bi trebalo uključiti ne samo EB stručnjake, već i sve stejkholdere kako bi se istražili i preispitali procesi kompanije koji bi mogli da se poboljšaju, a time poboljšaju i izražena nezadovoljstva zaposlenih – poručuje Jelena:

Gledano iz ugla brendiranja poslodavca – offboarding omogućava kompaniji da na zaposlene koji odlaze ostavi pozitivan utisak koji potom ima koristi kako za brend tako i za imidž poslodavca. Bivši zaposleni iako su daleko od očiju nikako ne bi trebalo da budu daleko od srca! Dobra praksa employer brandinga je alumni program koji omogućava poslodavcu da ostane u kontaktu sa talentima, jer su oni ambasadori brenda koji verbalizuju svoje pozitivno ili negativno iskustvo.

Ne čekajte poslednji voz da se pokažete u najboljem svetlu

Govoreći detaljnije o posledicama lošeg offboarding-a Ivana dodaje da takav proces može da skrene fokus sa svih dobrih stvari koje su prethodile tokom zaposlenovog lifecycle-a i da negativne emocije budu zapravo najjači utisak saradnje. “On dodatno može da utiče na niži nivo angažovanja ostalih zaposlenih, kao i nedostatak poverenja u samu organizaciju”, kaže ona, a Jelena dodaje da će u slučaju nepoštovanja etičkog kodeksa zaposleni vrlo verovatno proći kroz loše iskustvo:

Uvrede, isticanje isključivo loših aspekata sa bivšeg posla, a u pojedinim slučajevima i odavanje kompanijskih podataka su direktne posledice ukoliko bi se na offboarding proces gledalo kao na jednosmernu ulicu. Umesto zdravog odnosa, alumni komunikacije i preporuke drugim talentima, poslodavac rizikuje da bivši zaposleni povredi brend kompanije i poslodavca.

Zbog svega toga, dodaje Ivana, odvajanje vremena za razumevanje iskustva zaposlenih ne bi nikako trebalo da bude rezervisano samo za odlazak kada je već i prekasno da se reaguje. Međutim, ukoliko se ipak desi neki propust u komunikaciji prilikom odlaska nekog zaposlenog, bitno je ostati smiren i voditi transparentnu komunikaciju.

“Iako većina ljudi racionalno piše o svojim poslodavcima, uvek se nađe i po koja loša klica u vidu trola… Međutim, ako izuzmemo trolove, možemo da uočimo da uvek postoji manjina veoma negativnih glasova koji su upravo toliko vokalni zbog neformalizovanog i neljudskog offboarding procesa kroz koji su prošli”, otkriva Jelena i zaključuje da na sve vrste komentara treba odgovoriti:

Brzim, ljubaznim i profesionalnim odgovorom možete da dobijete priliku da celu konverzaciju prebacite u oflajn okruženje i iskreno razgovarate o propustima, te dobijete šansu za učenje od bivšeg talenta. Ukoliko ipak uočite da se iza postova kriju trolovi, možete da dignete zastavicu administratorima i označite izjave kao lažne ili neprikladne.