Mit ili hit?

Testirali smo 4 najčešća saveta za poboljšanje produktivnosti i dobili sledeće rezultate

Sviđa vam se članak?

Preporučite ga vašim prijateljima i kolegama putem društvenih mreža!

Imati problem sa produktivnošću i fokusom danas je normalna stvar. Međutim, to ne znači da bi taj problem trebalo ignorisati.

Verovali ili ne, istraživanja pokazuju da kompanije na mesečnom nivou troše između 30 i 35 posto svog radnog vremena na „peglanje grešaka“ nastalih usled nedostatka fokusa i loše organizacije.

Šta to generalno znači za poslodavce? Na godišnjem nivou, suočavaju se sa gomilom uzaludno potrošenog novca i resursa samo zato što rade dupli posao.

Ukoliko ukucate „productivity“ u Google-ovu pretragu, servis će izbaciti preko 66.800.000 rezultata. Većina sajtova koje vam Google generiše ponudiće određene savete, trikove i prečice koje se tiču načina na koje možete da unapredite vaš nivo produktivnosti.

Međutim, ukoliko otvorite prvih nekoliko linkova i krenete slepo da pratite sve savete koje oni nude, velika je verovatnoća da ćete samo promeniti način na koji gubite vreme. Možda ćete završiti farbajući tabele u Excel-u ili ćete ispisati na desetine različitih to-do lista, postigavši tako samo iluziju o boljoj produktivnosti.

Podstaknuti različitim teorijama za postizanje boljeg nivoa efikasnosti u radu, rešili smo da samostalno testiramo neke od najpopularnijih ideja i tehnika. Pre nego što bilo šta kažete ili prigovorite, ovo nije naučna studija niti kontrolisano istraživanje bilo kakvih stručnjaka. Ovo je prosto jedan projekat male grupe kreativaca entuzijasta koji su shvatili da muče istu muku kada je reč o poslu. Prokrastinacija, nedostatak inspiracije, kao i previše uzaludno potrošenog vremena nisu nam bili strani, te smo odlučili da vidimo da li slavne tehnike produktivnosti imaju smisla za nas lično.

Pomodoro tehnika 🍅

Šta je Pomodoro tehnika?

Pomodoro tehniku izmislio je Francesco Cirillo, negde između 1980. i 1990. godine.

Metodologija ovog sistema je sasvim jednostavna: uzmete veliki deo posla, iscepkate ga i raspodelite na manje segmente; ovim segmentima posvećujete unapred definisanu količinu vremena, a veoma je važno da ispoštujete i raspored pauza koje tehnika predviđa.

Evo kako to izgleda u praksi. Svaki zadatak koji morate da obavite u toku jednog radnog dana trebalo bi da podelite na sledeće sekvence: 25 minuta efikasno radite, a zatim napravite pauzu od 5 minuta. Svaki dvadesetpetominutni radni period naziva se „pomodoro“ i jedan delić vašeg zadatka mora biti odrađen u tom vremenskom intervalu. Kada postignete Pomodoro, označite rezultat sa „x“ i upišite napomenu u vezi sa vašom efikasnošću. Nakon četiri Pomodora, trebalo bi da napravite veću pauzu od recimo 15-20 minuta.

Ovaj sistem koncipiran je tako da pozitivno utiče na koncentraciju i efikasnost kod ljudi. Svako ko radi po Pomodoro sistemu trenira svoj mozak da radi u sprintu i time maksimizira fokus i efikasnost.

Kako smo isprobali ovu tehniku?

Odlučili smo se da isprobamo Pomodoro tako što ćemo ga primeniti na naš sistem organizovanja i pisanja sadržaja. Svako ko se bavi pisanjem zna da je to nije lak posao.

Nedostatak inspiracije i radnog entuzijazma, odugovlačenje, zamor mozga, neefikasno upravljanje vremenom – ovo su samo neke od glavnih boljki blogera i copywriter-a. Pošto Netokracija nema velik content tim, glavni i jedini beli miševi ovog eksperimenta bili su Marko, Milena, Mia i ja (znam, zvuči kao najgori bend na svetu). Slažemo se, postoje i bolji.

Svako od nas koristio je Pomodoro mesec dana. Svakodnevno smo popunjavali kratak upitnik, sa ciljem da pratimo i ocenimo ličnu produktivnost, emocionalno stanje i efikasnost same tehnike. Nakon mesec dana, organizovali smo sastanak i razgovarali o eksperimentu.

Rezultati koje smo dobili?

Dva od četiri učesnika (Marko i Milena) prijavili su značajan napredak u kreativnom procesu pisanja tekstova dugih formi, dok su preostala dva (Mia i ja) rekli da nisu primetili nikakav značajni napredak u radu.

Interesantno je da su se u prvoj sedmici eksperimenta Marko i Marko prvo bunili oko podele vremena koju nameće Pomodoro, jer su smatrali da je tehnika previše ograničavajuća i štetna za kreativni proces koji pisanje podrazumeva. Dakle, smatrali su da će efekat zapravo biti kontraproduktivan i da će im biti teško da ispoštuju raspored pauza.

Međutim, razbijanje zadataka u manje komade pokazalo se korisnim nakon što su uspeli da se samodisciplinuju i poštuju vremensku rasporedelu, tj. da naprave pauzu kada se tomato tajmer oglasi. Rašić je rekla da joj je Pomodoro zapravo „pomogao da eliminiše distrakcije i fokusira na rad, umesto na sat“ i „samo uradi to što treba, bez odugovlačenja“. Najveći izazov bio je da se odupre naporu da skače sa jednog zadatka na drugi.

Energetska pića ⚡

Dokazano je da kofein štiti od brojnih zdravstvenih problema i poboljšava koncentraciju kod ljudi. Studije su utvrdile da oni koji piju puno kafe imaju 1-4 puta manje šanse da obole od Parkinsonove bolesti.

Redovno konzumiranje kofeina u 40-im i 50-im godinama smanjuje rizik od Alchajmerove bolesti i demencije tokom 70-tih godina, pokazalo je istraživanje Univerziteta u Floridi iz 2009. godine. Druge studije su utvrdile da redovna konzumacija kofeina može da pomogne i pri usporavanju stope pada kognitivnih funkcija kod starijih osoba.

Takođe, istraživanje Departmana za psihijatriju i kliničku psihobioligiju Univerziteta u Barseloni tvrdi da redovna konzumacija kafe i ostalih napitaka koji sadrže dosta kofeina poboljšava „kognitivne performanse u smislu trajanja pažnje i operativne memorije“.

Kako smo isprobali?

Pošto se i ovako redovno prelivamo kafom, odlučili smo se da za ovaj eksperiment uvedemo određene novine u rutinu. Umesto kafa, krenuli smo sa energetskim pićima. Pošto smo svi veliki ljubitelji RedBull-a, odlučili smo da ovo energetsko piće konzumiramo umesto kafe mesec dana. Ljudi iz kompanije RedBull su podržali našu ideju i poslali „wingsice“ da nas obezbede ogromnim brojem konzervi. Došle su čak i u brendiranom Miniju, sve po PS-u.

Poznato je da jedna konzerva RedBull-a sadrži 80 mg kofeina, što je vrlo slično jednoj prosečnoj šolji kafe. Ukoliko već pijete kafu sa šećerom, RedBull dođe kao sasvim pristojna zamena. Prema istraživanjima klinke Mayo, dnevno ne treba unositi više od 400 miligrama kofeina u organizam; zato smo krenuli lagano, da slučajno ne prekoračimo dozvoljenu dozu kofeina.

Rezultati koje smo dobili:

Razlika je definitivno bila primetna. Osećali smo se više usredsređeno, poletno i spremno za rad. E sad, da li je skok u produktivnosti prouzrokovan samim pićem ili nas je samo poseta RedBull tima motivisala da se dodatno iscimamo – ne možemo ništa da tvrdimo. Verovatno je i do toga što je većina nas navikla da pije običnu crnu kafu.

U svakom slučaju, jedan vrlo zabavan eksperiment koji je takođe stvorio dobru atmosferu u kancelariji. Ukoliko i vi želite da „wingsice“ posete vašu kompaniju i donesu vam lepe zalihe RedBull-a, sve što treba da uradite jeste da posetite ovu stranicu i popunite formular.

Biciklizam 🚴

Poenta pristupa:

Dosta studija tvrdi da dolaženje biciklom na posao povećava produktivnost kod zaposlenih za čak 15 posto. Pored pozitivnog uticaja na nivo produktivnosti, istraživanja tvrde da redovno dolaženje biciklom na posao pospešuje i zdravstveno stanje zaposlenih. Takođe, ukoliko se odlučite da pedaljate do vaše kancelarije, imate 27 posto manje šanse da pravite greške na poslu.

Kako smo testirali ove tvrdnje?

Marko je pristao da mesec dana dolazi tri puta nedeljno biciklom na posao. Iako nije neko ko se deklariše kao „zadrti biciklista“, Marko je pristao da učestvuje u ovom eksperimentu jer mu je delovao kao izazov. Čuj izazov, morao je.

Kako u timu imamo maratonca, logično je bilo da ćemo upravo njemu uvaliti da dolazi biciklom na posao. Izvini Mare.

Kako bi ispratio svoju aktivnost, a i nama pružio opipljiv dokaz da ipak nije dolazio kolima na posao (sa biciklom na krovu), koristio je besplatnu aplikaciju zvanu Strava koja je napravljena za praćenje biciklističkih vožnji.

Od Marka se očekivalo da popuni nedeljni izvještaj koji se sastojao od 20 segmenata u vezi sa njegovim emocionalnim stanjem, produktivnošću, radnim entuzijazmom, nivoom zamora i ukupnom efikasnošću. Svaki segment unutar izveštaja Marko je ocenjivao brojem od 1 do 5, (1 = izražavajući visoko neslaganje sa izjavom; 5 ​​ = potpuno slaganje sa izjavom). Dakle, u pitanju je bio princip samostalne procene.

Rezultati koje smo dobili:

Iako smo znali da ovaj eksperiment može doneti samo pozitivne posledice, finalni rezultat eksperimenta prevazišao je naša očekivanja.

Marko se nakon tri nedelje redovnog biciklizma osećao primetno energičnije i opuštenije u kancu. Kako on tvrdi, produktivnost mu je skočila, kao i samo raspoloženje. Rekao je da ga je ovaj eksperiment podstakao da češće vozi bicikl, pogotovo što ne mora da traži mesto oko Ustaničke kako bi parkirao – što je gotovo uvek. Vozači, pazite na Crnjanskog – taj će od sad svuda da pedalja!

Automatizacija svih procesa koji se mogu automatizovati 🤖

Ideja:

Termin „automatizacija“ danas odzvanja u mnogim poslovnim krugovima. Automatizacija povećava nivo produktivnosti tako što eliminiše naporne, ponavljajuće zadatke koji se obavljaju „peške“, tj. „ručno“, a troše ogromne količine dragocenog vremena. Kompanije koje danas ulažu u razne alate čine to sa cijem da smanje troškove i broj grešaka u radu.

Šta smo uradili:

Pošto nam komunikacija i organizacija igraju važnu ulogu u poslu, tragali smo za alatima koji bi nam pomogli da se dodatno unapredimo u ovom domenu. Iako već koristimo Asanu i Slack, za ovaj konkretan slučaj odlučili smo se da uključimo još i Airtable u proces. Airtable je softver pomoću kojeg smo organizovali naš poslednji Ladies of New Business događaj.

Za one koji nisu upoznati sa alatom, Airtable je online platforma za kreiranje, korišćenje i deljenje raznih podataka. Alat koristi poseban spreadsheet format za organizaciju podataka koji korisnicima pruža jednostavan i pregledan način da budu u toku sa svim važnim brojkama i aktivnostima.

Rezultati eksperimenta:

Velika prednost ovog softvera je što je prilično jednostavan za korišćenje, tako da nije bilo potrebe za detaljnijom obukom. To je u startu znatno olakšalo posao, jer nismo baš bilo komotni sa vremenom u momentu kad smo ubacili ovaj alat u rotaciju.

Airtable je kompatibilan sa više uređaja. Lako se integriše sa Evernote-om, Dropbox-om i Google Drive-om. Izmene u dokumentima se lako prate, templejtovi su odlični, a Airtable još ima i svoju chat opciju koja dotatno pomaže pri organizaciji i vođenju projekta unutar softvera.

Uz različite plug-inove, sa Airtable-om imamo detaljan pregled projekata na kojima radimo – kao i stanje stvari koje su do tog trenutka urađene.

Pošto nam ovo nije prvi Ladies of New Business događaj koji smo organizovali u Beogradu, imali smo već neku ideju koliko nam je vremena i muke potrebno da spremimo takav event. Zato smo odlučili da od starta pratimo kako će se stvari odvijati uz Airtable.

Naši interni zapisi pokazali su da smo uz pomoć ovog alata uštedeli dosta vremena na sklapanju listi, sinhronizaciji i filtiranju podataka. U roku od svega par sekundi mogli smo da ispratimo ko šta i na čemu radi, što ranije baš i nije bio slučaj. Haos je sveden na minimum, što je svakako bila i poenta. Airtable je više nego zadovoljio očekivanja, pa smo se odlučili da nastavimo da ga koristimo.

Zaključak 🏁

Svaki od ova četiri eksperimenata nas je naučio nešto novo. Mnogo složenih faktora utiče na produktivnost. Ne reagujemo svi jednako na savete i tehnike, bilo da su naučno potkovane ili ne.

Takođe je opet bitno podcrtati da ove eksperimente nisu vodili ljudi koji imaju diplome ili sertifikate, niti su stručnjaci iz oblasti psihologije. Više smo bili radoznali da li i u kojoj meri možemo imati koristi od određenih saveta koji se lako pronalaze na internetu. Svakako da je moguće da je nešto od ovoga i posledica placebo efekta ili spleta okolnosti, ali smo želeli da podelimo šta je najbolje funkcionisalo za nas. Kada se bavite kreativnim poslom, često ste pod rizikom da se iscrpite, a o prokrastinaciji da i ne govorimo.

Rezultati našeg malog ciklusa testiranja nisu posledica kontrolisanih uslova niti uključuju relevantan uzorak učesnika, a svakako ne znače da vi sami ne biste završili sa drugačijom formulom za uspeh u domenu produktivnosti. Ipak, nadamo se da smo vas podstakli da isprobate neku od gorenavedenih tehnika i da maksimalno iskoristite vreme koje vam je na raspolaganju za rad.

Hvala ekipi iz RedBull-a na izazovu i prilici da vam predstavimo rezultate našeg malog eksperimenta. Ukoliko i vi želite da „wingsice“ posete vašu kompaniju i donesu vam lepe zalihe RedBull-a, sve što treba da uradite jeste da posetite ovu stranicu i popunite formular.

Kss, aaaa (zvuk otvaranja ledeno hladne konzerve).